تعرف المناقصة بأنها عبارة عن مجموعة من الإجراءات النظامية التي تهدف إلى دعوة أكبر عدداً ممكناً من المناقصين لتقديم العطاءات أو العروض الخاصة بهم ، و ذلك يكون تمهيداً لاختيار العرض أو العطاء الأنسب من بينها سواء من ناحية جودة المادة المطلوب شرائها، أو إلى ذلك من عدة شروط أخرى مثال كميتها أو وقت التجهيز الخاص بها علاوة على شروط الدفع ، و التسليم ، و غيرها من هذه الأمور التي قد يكون لها تأثير مباشر أو غير مباشر في أداء الوظيفة الهامة من وظائف المنشأة .
شروط الدخول في المناقصات الحكومية
يوجد عدداً من الشروط ، و الأنظمة ، و القوانين المعمول بها في المملكة في هذا الشأن ، و بالتحديد أخر إصدار من النموذج الخاص بعقد الأشغال العامة ، و النظام المتبع في تأمين المشتريات الحكومية ، و تنفيذ أعمالها ، و مشروعاتها ، و هذه الشروط هي :-أولاً :- لغة العطاء (المناقصة ) :-
تكون اللغة العربية هي اللغة المعتمدة لتفسير العطاء علاوة على كافة المراسلات التي سوف تتم بين الوزارة من ناحية ، و بين مقدمي العطاءات من جهة أخرى إذ يجب أن يتم تقديم كافة العطاءات باللغة العربية . ثانياً :- وثائق المنافسة :-
يتوجب على المقاول ، و تحديداً قبل قيامه بتقديم عطائه الإطلاع على مخططات ، و وثائق المناقصة ، و التي ينتوي التقدم إليها ، و مراجعتها ، و الاستفسار عن كل ما فيها من تفاصيل هذا بالإضافة إلى ضرورة تقدمه بملاحظاته أو اعتراضاته عليها .
و ذلك يكون في خلال المدة المحددة لهذا الإعلان إذ يعتبر المقاول ، و بمجرد تقديمه للعطاء الخاص به قد درس ، و تفهم كافة البنود الخاصة بأعمال العطاء بل ، و أبدى موافقته عليها ، و لا يحق له بناء على هذا الاعتراض أو المطالبة فيما بعد بأي تعويضات إضافية ناتجة عن ادعاءه لعدم الوضوح أو الفهم الكامل ، و الدقيق لوثائق المناقصة .
و تتضمن المناقصة ما يلي :-
1- خطاباً تقديمياً يبين إطلاع مقدم العطاء على كل الوثائق ، و الشروط ، و البنود الخاصة بالمناقصة هذا مع التزامه بجميع هذه الشروط أو التعليمات التي جاءت فيها ، و يشترط أن يكون هذا الخطاب موقعاً ، و مختوماً من جانب المقاول .
2- نسخة من الإعلان .
3- صورة سارية من السجل التجاري للمقاول .
4- صورة سارية من اشتراك الغرفة التجارية .
5- صورة من شهادة تسديد الزكاة ، و الدخل (سارية المفعول) .
6- بياناً يتضمن كافة سابقة أعمال المقاول .
7- صورة (سارية المفعول) من شهادة التصنيف .
8- أيةً وثائق منصوص عليها في الإعلان (ما يعرف بالضمان الابتدائي) .
9- ضماناً بنكياً تكون نسبته (1%) من القيمة المالية للعطاء ، و هو يشترط أن يكون (ساري المفعول) لمدة زمنية لا تقل عن (ثلاثة أشهر) .
ثالثاً :- أسعار العطاء (المناقصة) :-
يتوجب على المقول مقدم العطاء أن يقوم بتقديم أسعاره بالعملة السعودية (الريال السعودي) إذ لا تقبل أي أسعار بأي عملة أخرى هذا علاوة على أن تكون الأسعار مكتوبة بشكلاً غير قابلاً للمسح ، و بشكلاً رقمياً ، و بشكلاً كتابياً ، هذا مع ضرورة أن تكون موضحة الأسعار الفردية لكل بند من بنود الأعمال على حسب وحدات القياس الموضحة في (جدول الكميات التقديرية) ذلك بالإضافة إلى احتواء بيان الأسعار الإجمالي لكل بند بعد القيام بضرب السعر الفردي بالكمية المقدرة .
بالعلاوة على السعر الإجمالي للعطاء ، و الناتج من خلال جميع الأسعار الإجمالية لكافة بنود الأعمال هذا مع ضرورة أن تكون الأسعار الموجودة في العطاء هي أساساً لأسعار العقد ، و ذلك في حالة رسو العطاء بموجبها ، و يجب أن تكون متضمنة أيضاً تقديم اليد العاملة ، بالإضافة إلى المواد أو الخلطات ، و الأليات أو المعدات التي سيتم استخدامها ، و كافة الرسوم ، و المصروفات ، و الدفعات المالية الخاصة بالغير أي كل ما يلزم لتنفيذ الأعمال طبقاً للعقد .
رابعاً :- الضمان النهائي :-
يتوجب على المقاول صاحب العطاء الفائز ، و بناءا على خطاب الترسية أن يقوم بتقديم ضماناً بنكياً غير مشروط للوزارة على أن يكون صادراً لصالحها من أحد البنوك المعتمدة من جانب مؤسسة النقد العربي السعودي لهذا الغرض ، و يساوي ما قيمته (5%) من قيمة العقد الإجمالي أو القيمة المالية التي تم تحديدها في العقد .
خامساً :- الصيغة الخاصة بتقديم العطاء :-
يتوجب على المقاول تقديم العطاءات وفقاً للنموذج المخصص لهذا الغرض إلى الوزارة على أن يكون مرفق معه كافة الوثائق أو المعلومات المبينة في الإعلان في المناقصة مع مراعاته لأن تكون كافة الوثائق المطلوبة نسخة أصلية أو معتمدة ، و سارية، كما يشترط أن يتم تقديم العطاء حسب ما جاء في الإعلان ، و في مظروفان منفصلان ثم يتم وضعهما في داخل مظروفاً ثالثاً ، و يكون مختوماً بالشمع الأحمر مع ضرورة أن يكتب على المظروف من الخارج أسم المقاول (مقدم العطاء) .
علاوة على أسم العملية (موضوع المناقصة) بالإضافة إلى رقم ، و تاريخ الإعلان ، و التاريخ المحدد لفتح المظاريف ، و يتضمن المظروفين التالي :-
المظروف الأول :-
و الذي يجب أن يكون متضمناً العطاء المالي على حسب نموذج تقديم العطاءات المعتمد ، و الذي يكون مشتملاً على كل من (السعر الإجمالي ) و الأسعار الفردية ببنود الأعمال ، و على حسب الكميات التقديرية المرفقة مع الإعلان علاوة على جدولاً متضمناً تحليل مكونات الأسعار.
المظروف الثاني :-
يجب تقديم المقاول لهذا المظروف عندما ينص الإعلان على هذا ، و هو مظروفاً يتضمن تقريراً فنياً من المقاول يوضح فيه خطته لتنفيذ الأعمال بالإضافة إلى قائمة بكل من المهندسين ، و الفنيين ، و المعدات ، و ذلك على حسب ما جاء في الإعلان عن المناقصة .
سادساً :- يشترط أن تنطبق على مقدم العطاء (المقاول) كافة تلك الشروط التي تم إيضاحها في الإعلان ، و في الوثائق الأخرى المعتمدة في المملكة .