في الاوفيس يمكنك استخدام كلمة مرور للمساعدة في منع الآخرين من فتح أو تعديل المستندات و المصنفات و العروض التقديمية الخاصة بك، بعد ذلك يمكنك بسهولة إزالة كلمات المرور لإلغاء حماية المستند أو المصنف إذا لم تعد القراءة فقط هي المطلوبة، أيضًا يمكنك استخدام حماية المستندات لتقييد أنواع التغييرات التي يمكن أن يقوم بها المراجعون.

كلمات المرور على الملفات

– يقوم مسؤولو تقنية المعلومات بتعيين سياسة كلمة المرور الخاصة بتطبيقات Office التي تتضمن قواعد أساسية.
– من المهم أن تعرف أنه إذا لم تتذكر كلمة المرور الخاصة بك ، فلن تتمكن Microsoft من استرداد كلمات المرور المنسية .

قواعد سياسة كلمة مرور إصدارات Office 2007 و الأحدث

إضافة أو إزالة كلمة مرور للتحكم في الوصول

لتعيين كلمة مرور على ملف Word أو Excel أو PowerPoint ، انقر فوق ملف > معلومات > حماية المستند > تشفير بكلمة مرور، سيُطلب منك إنشاء كلمة مرور ، ثم تأكيدها، بعد إضافة كلمة مرور إلى ملفك ، ستحتاج إلى التأكد من حفظ الملف للتأكد من سريان كلمة المرور.

– المستخدمون الدائمون يمكنهم الاحتفاظ بكلمة المرور في مكان آمن، حيث انها إذا فقدت أو نسيت كلمة المرور ، فلا يمكن استردادها أو إزالتها.

– بالنسبة للشركات إذا كنت مهتمًا بفقدان الوصول إلى ملفات Office المحمية بكلمة مرور في مؤسستك ، فقد تكون أداة DocRecrypt مناسبة لك. لاحظ أنه يجب عليك نشر أداة DocRecrypt قبل أن يكون الملف المعني محميًا بكلمة مرور ، حيث انه يتعذر على DocRecrypt استرداد الملفات التي كانت محمية بكلمة مرور بأثر رجعي قبل نشر DocRecrypt.

طريقة الغاء كلمة المرور من الملفات

لإزالة كلمة المرور افتح الملف ، و الذي سيتطلب كلمة المرور الحالية ، انتقل إلى ملف > حماية المستند > تشفير بكلمة مرور ، احذف كلمة المرور وانقر فوق “موافق”، و تأكد من حفظ الملف الخاص بك لجعل هذا التغيير دائمًا ، و الآن اسمح للمستخدمين بقراءة الملف الخاص بك ، ولكن مع التحكم في التغييرات

–  اذا كان المستند مفتوح ، انقر فوق ملف > معلومات > حماية المستند . سترى الخيارات التالية.
– و منها إلى قائمة حماية المستند في باور بوينت لـ Office 365.
– اجعله نهائيًا.
– أبلغ أنك تقوم بمشاركة إصدار مكتمل من الملف بحيث يكون المراجعون أو القراء أقل عرضة لإجراء تغييرات غير مقصودة.

مميزات وضع كلمة مرور على ملفات باور بوينت

– عند وضع علامة على الملف كملف نهائي ، يتم تعطيل أو إيقاف تشغيل الكتابة و التحرير و الأوامر و علامات التدقيق و يصبح الملف للقراءة فقط.

– عندما تقوم بوضع علامة على المستند على أنه نهائي ، يطلب منك باور بوينت حفظ الملف ، في المرة التالية التي تقوم فيها بفتحها ، سترى رسالة صفراء تحمل علامة MARKED AS Final في الجزء العلوي من المستند ، إذا قمت بالنقر فوق ” تحرير على أي حال” ، فلن يتم تمييز المستند نهائيًا.

– من الهام جدا وضع  علامة على أنه نهائي ليس ميزة أمان ، و سيتمكن أي مستخدم يفتح الملف من النقر فوق ” تحرير على أي حال” إذا رغب في تجاوز هذا الإعداد ، و يمكنك وضع علامة على أنه نهائي يخطر الأشخاص الذين يقومون بفتح الملف بأنه يجب اعتباره نهائيًا ، و إذا كنت ترغب في فرض الحماية من التحرير ، فعليك استخدام وظيفة تقييد التحرير الموضحة أدناه.

حماية ملفات  Excel

يحتوي Microsoft Excel على اثنين من العناصر الإضافية التي يمكنك تأمينها ، سترى أيضًا هذه الإعدادات في ملف > معلومات > حماية المصنف .

لحماية الورقة الحالية للتحكم في التغييرات التي يمكن إجراؤها على ورقة العمل المحددة حاليًا ، اختر حماية الورقة الحالية ، سيُطلب منك إدخال كلمة مرور للوثيقة ثم تأكيدها. سيكون لديك أيضًا خيار تحديد الأشياء التي يجب على مستخدمي الورقة القيام بها ، مثل تحديد أو تنسيق أو إدراج أو حذف أو إجراء تغييرات أخرى على الورقة ، و تأكد من حفظ الملف بعد تعيين كلمة المرور للتأكد من أن كلمة المرور الجديدة في مكانها.

ازالة الحماية من ملف اكسيل

لإزالة هذه الحماية ، ما عليك سوى اتباع نفس الخطوات المذكورة أعلاه وإدخال كلمة المرور الحالية في حقل كلمة المرور لإلغاء حماية الورقة ، و تأكد من حفظ الملف بعد إزالة الحماية للتأكد من أن الورقة مفتوحة الآن لجميع المستخدمين.

إزالة الحماية من ملف باور بوينت

– افتح الملف و سترى رسالة صفراء تحمل علامة MARKED AS Final في الجزء العلوي من الملف ، و إذا قمت بالنقر فوق ” تحرير على أي حال” ، فسوف يتم فتحه و لكن قد يتلف.

– في الملف انقر فوق ملف > معلومات > حماية المستند > تقييد التحرير وانقر فوق إيقاف الحماية بأسفل جزء تقييد التحرير .
– لإزالة أو تغيير الوصول المقيد ، افتح الملف ، ثم انقر فوق ” تغيير الإذن” في الشريط الأصفر أعلى المستند.