حدد البرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات شروط عامة لإقامة المؤتمرات والفاعليات بالمملكة، كما وضع أيضاً شروط تتعلق بإصدار التراخيص اللازمة لعقد المؤتمرات بالمملكة وفي هذه السطور نقدم شروط وإجراءات إصدار التراخيص لعقد مؤتمر أو ملتقى وفق ما حددته لوائح البرنامج الوطني.

شروط إصدار التراخيص لعقد المؤتمرات
1-تقوم الجهة المنظمة للمؤتمر بالتقدم للحصول على موافقة مبدئية من البرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات حيث تعد الموافقة المبدئية أول الشروط للحصول على الترخيص النهائي للمؤتمر، ولكن لا يحق للجهة المنظمة عقد المؤتمر إلا بعد إستكمال باقي الإجراءات التي تلي الحصول على هذه الموافقة.

2-يجب ألا يتم تغيير المعلومات الأساسية المتعلقة بإسم المؤتمر ومكان إنعقاده وتاريخه والموضوعات التي يناقشها  والتي يتم تقديمها في طلب الحصول على الموافقة المبدئية مع المعلومات التي ترد في طلب الحصول على الترخيص للمؤتمر.

3-على الجهة المنظمة للمؤتمر أن تتقدم بتسديد الرسوم المقررة من قبل اللجنة الإشرافية للبرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات، والخاصة بإصدار التراخيص.

4-إذا كان المؤتمر يتعلق بإحدى الجهات الحكومية فيتم الرجوع إليها للنظر في جدوى إنعقاد هذا المؤتمر وفي حالة وجود أي معارضة من جهتها يتم التنسيق بينها وبين المنظم لمحاولة الجهة المنظمة إقناع الجهة الحكومية بأهمية إنعقاد هذا المؤتمر.

5-يحق للبرنامج الوطني رفض منح التراخيص اللازمة لأحد المؤتمرات وذلك لأسباب تتعلق بالموضوعات التي يناقشها المؤتمر أو تعارضه مع مؤتمرات أخرى وفاعليات أخري تقام بالمملكة،أو جدول المؤتمرات، أو بخطه تنفيذه، أو بسبب أي تعليمات تصدر من إحدى الجهات المختصة.

6-يحق للمنظم فرض رسوم حاصة بحضور المؤتمر ولكن يجب التنسيق مع البرنامج الوطني قبل إنعقاد المؤتمر بثلاثة أشهر على الأقل.

إجراءات الموافقة المبدئية للمؤتمر
1-على الجهة المنظمة لأحد المؤتمرات التقدم بطلب الموافقة المبدئية لعقد لأحد المؤتمرات قبل الوقت المحدد لإنعقاد بمائة وثمانون يوماً على أقل تقدير أي ما يعادل ثلاثة أشهر، ويتم ذلك من خلال البوابة لإلكترونية للبرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات.

2-عند الدخول للبوابة الإلكترونية لأول مرة تقوم الجهة المنظمة بالتسجيل، وفتح حساب خاص، وتحديث البيانات، ومن ثم تبدأ خطوات الحصول على الموافقة المبدئية، فيتم إختيار تقديم طلب ترخيص، ويختار المنظم مابين مؤتمر أو ندوة أو ملتقى، أو منتدى، ثم يضغط على تقديم طلب موافقة مبدئية، ويبدأ في تعبئة النموذج الإلكتروني.

3- يتم إرفاق بعض المستندات الهامة مع هذا النموذج الإلكتروني ويجب أن تكون حاضرة وهذه المستندات هى:

-صورة من خطاب تأكيد حجز مبدئي لمكان إنعقاد المؤتمر.
-جدول عمل مفصل لفاعليات المؤتمر ويتضمن (أهداف المؤتمر والمحاور العامة التي يناقشها، والفئات التي يفترض أن تحضر المؤتمر، وعدد الحضور المستهدف خلال هذا المؤتمر من داخل المملكة ومن خارجها، وشعار المؤتمر، وميزانية تفصيلية للمؤتمر، والهيكل التنفيذي للمؤتمر بما في ذلك أسماء المسؤلين البارزين والمديرين للمؤتمر)

4-في حالة إستيفاء كافة المتطلبات الأساسية للحصول على الموافقة المبدئية فسيقوم البرنامج الوطني بإرسال رسالة تؤكد إستلامه للطلب.

5-يتطلب الأمر 5 أيام عمل للرد على الجهة المنظمة وتكون نتيجة الرد إما بالقبول أو بالرفض أو القبول بشروط، وأيام العمل هى الأيام بدون إحتساب العطلات الرسمية أو الأعياد.

6- يجب على الجهة المنظمة تسديد الرسوم المقررة لخدمة الموافقة المبدئية في حال الموافقة على الطلب المقدم للبرنامج.

7-يقوم البرنامج الوطني بإصدار الموافقة المبدئية كما يقوم بإشعار الجهة المنظمة إلكترونيا بهذه الموافقة.

إجراءات الحصول على الترخيص النهائي للمؤتمر
1-على الجهة المنظمة الدخول مرة أخرى إلى البوابة الإلكترونية للبرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات والتقدم بطلب الحصول على ترخيص نهائي لإقامة المؤتمرات وذلك قبل 90 يوم من إنعقاده على الأقل.

2-يتم ذلك من خلال البوابة الإلكترونية للبرنامج، واختيار تقديم طلب ترخيص مؤتمر أو منتدى أو ملتقى أو ندوة، ثم إختيار طلب ترخيص نهائي، ثم تعبئة النموذج المرفق إلكترونياً.

3-في حالة التقدم بكافة مستلزمات التقديم يقوم البرنامج بإشعار المنظم إلكترونياً وتأكيد إستلام الطلب.

4-من جهته يقوم البرنامج الوطني بدراسة الطلب مع الجهات المختصة ويقدم رداً للجهة المنظمة وذلك في خلال 30 يوماً من تقديم الطلب إما بالقبول أو بالرفض أو القبول بشروط.

5-في حالة الموافقة يقوم البرنامج بإصدار شهادة الترخيص النهائي للمؤتمر وتسليمها للجهة المنظمة الكترونياً.

6-كما يقوم البرنامج أيضاً بإعطاء الجهات المختصة نسخة من هذا الترخيص وذلك للإشراف على إقامة المؤتمر ورصد أي مخالفات تقع أثناء التنظيم .