الفهرسة هي طريقة لإظهار محتويات الكتاب ، و هذه الفهرسة هي عبارة عن ترجمة لعناوين الكتاب ، و الفهرس هو الجزء الذي تلخص به محتويات الكتب ، كما يمكن تعريفه بأنه قائمة تتضمن كافة محتويات الكتب ، و هناك العديد من أشكال الفهارس المتعارف عليها ؛ و منها الفهرس البطاقي و الفهرس الالكتروني .
وظائف الفهرس
– جاءت فكرة إنشاء الفهرس لتقدم إجابات لأسئلة كثيرة قد تثير اهتمام رواد المكتبات ، و من أهمها : الإجابة على أسئلة حول إمكانية توفر نوع معين من المكتب فوق رفوف المكتبة ، أو لمؤلف ما ، أو كتب مترجمة ، تقديم خدمة لرواد المكتبة حول أماكن تواجد الكتب و رفوفها ، و المعلومات البيلوجرافية ، و غيرها من الأسئلة المثيرة للاهتمام .
أشكال الفهرس
– الفهرس المطبوع .
– الفهرس البطاقي .
– الفهرس المحزوم .
– الفهرس المحوسب .
– فهرس الاتصال المباشر بالجمهور .
– الفهرس في شكل القرص المدمج .
– الفهرس في شكل مصغر .
نبذة عن الفهرس البطاقي
– يتكون من بطاقات سميكة نسبياً ذات حجم موحد ، مثقوبة في أحد أطرافها وذلك لتسهيل حفظها في الصندوق الخاص بها ، ويدون بها مجموعة من البيانات و المعلومات التي تخص المصدر ، يدون كل مدخل على بطاقة مستقلة ، حيث يعتبر كل مدخل وحدة مستقلة بذاته ، و لكل كتاب ثلاثة مداخل كحد أدني يتم كتابة كل مدخل في بطاقة مستقلة بذاتها و يوضع المدخل في رأس البطاقة ، وهذه المداخل او البطاقات كالتالي :
أ – مدخل المؤلف أو بطاقة المؤلف .
ب- مدخل العنوان أو بطاقة العنوان .
ج- مدخل الموضوع أو بطاقة الموضوع .
– وقد يكون لدينا اكثر من بطاقة للموضوع في الكتاب الواحد ، و يتم تسجيل مجموعة من المعلومات او البيانات الببليوجرافية في بطاقة كل كتاب ، و ترتب بطاقات الفهرس البطاقي داخل الفهرس وفق ترتيب معين .
مراكز المعلومات ، بشكل عام و أعمال الفهرسة بشكل خاص .
– و ترجع أهمية الفهرس الإلكتروني إلى أن أي مكتبة أو مركز معلومات لا يمكنه الاستغناء عن الفهرس الإلكتروني لأسباب أهمها ما يلي : كثرة مجموعات المكتبات حتى أصبح بعضها يضم الملايين من مصادر المعلومات ، و كثرة الموضوعات التي تتناول مصادر المعلومات ، و توفير وقت الباحث و جهده في الوصول إلى مصادر المعلومات .
– النظام الإلكتروني للمكتبة هو جزء من نظام المعلومات الإلكتروني في أي مؤسسة ، و لقد جرى العرف في الدول العربية على تعريف نظام المكتبة الإلكتروني على أنه برنامج يمكن تشغيله من خلال الحاسب الإلكتروني خاص بالفهرسة الوصفية الموضوعية لأوعية المعلومات المختلفة في المكتبة .
الترميز بالأرقام لكل موضوع تسلسلياً بداية من الرقم واحد ، و الترميز بالأرقام للعناوين الرئيسية لكل موضوع بداية من رقم الموضوع ، و وضع نقطة و بعدها رقم العنوان الرئيسي تسلسلياً مثل 1.1 ، و في النهاية يتم وضعِ المصادر و المراجع التي أخذت منها المعلومات .
– ضع مجموعة من العناوين الرئيسية و الفرعية ، بحيث يقابل كل عنوان رقم الصفحة التي جاء بها بدء من أول صفحة في الكتاب حتى آخره ، فمثلاً من الممكن أن يبدأ الفهرس ؛ كالتالي : الإهداء ، و رقم الصفحة المقدمة ، و رقم الصفحة الفصل الأول ، و رقم الصفحة عنوان فرعي ، و رقم الصفحة الفصل الثاني ، و رقم الصفحة ، و واصل كتابة العناوين الرئيسية و الفرعية متبعاً كلاً منها برقم الصفحة الذي تشغله العناوين ، حتى ينتهي من الكتاب كاملاً ، ليسهل على القارئ البحث عما يريده داخل كتابه ، و يجب تحديد مكان الفهرس المكتوب إما في بداية الكتاب أو في نهايته مع ترتيب الفصول و الأبواب .