منذ السنوات القليلة الأخيرة من القرن الماضي ، أحدثت ثورة المعلومات تغيرًا جذريًا لهياكل المنظمات والأعمال المعاصرة ، فقد قدمت نظم المعلومات معاونة كبيرة وملموسة للأفراد والإدارة ومنظمات الأعمال للتعامل مع المعلومات ، من أجل تطوير الأداء الإداري.

ويشهد مجال نظم المعلومات الإدارية  Management information systems مثل أي مجال من مجالات الحاسب الآلى ، تطور كبير ومستمر ،  فقد سهلت نظم المعلومات الإدارية الحصول على المعلومات الدقيقة والحديثة ، فقد جعل هذا العلم الابتكار ممكنا على الحاسب الآلى، فمع زيادة المنظمات والمنشآت ، أصبح الإلمام بالمعلومات من الموارد الاستراتيجية ، فقد تطور الحاسوب حتى أصبح متسع لطبقات رجال الأعمال ، فبات تطبيقه في العمليات الجارية والمحاسبة والذي يعرف بتشغيل البيانات.

وتعد نظم المعلومات الإدارية Mis، أحد أهم خمسة نظم فرعية لنظام المعلومات المعتمد على الحاسوب ، والغرض من نظم المعلومات الإدارية هو ، تحقيق الاحتياجات العامة لجميع مديري المنظمة ، أو المديرين الموجودين في الوحدات الفرعية التنظيمية للمنظمة من المعلومات ، ومن الممكن أن تعتمد الوحدات الفرعية على المجالات الوظيفية أو المستويات الإدارية .

وتوفر نظم المعلومات الإدارية ، معلومات للمستخدمين في صورة ، تقارير ، ونماذج رياضية ، ويمكن تقديم المخرجات في شكل رسوم بيانية وجداول ، في الأغلب تكون التأثيرات السلوكية هامة جدًا في أداء نظم المعلومات الإدارية ، بل أنها تكون حاسمة بصفة خاصة لنظم المعلومات التنظيمية .

ومثل نظام المعلومات الإدارية ، فيستطيع المديرون والمتخصصون في المعلومات ، في عمل برامج مصممة لتحويل التأثيرات السلبية ، لتأثيرات سلوكية إلى نتائج إيجابية .

بداية نظم المعلومات الإدارية:

في منتصف الستينات من القرن المنصرم ، تغلبت المنشآت الكبيرة على المشاكل التي كانت تواجها ، بسبب الاستعانة بالحاسوب ، فقد كانت مهمة المنظمات شاقة ، حيث أن لديها كميات هائلة من البيانات ، وكانت تحتاج لجهد كبير لوضع تلك البيانات بصورة مقبولة على الحاسوب، حدثت انجازات نظم المعلومات الإدارية ببطء.

ولكن قد كان مفهوم نظم المعلومات الإدارية أكثر تطورًا ، بداية من عام 1972 م ، فقد قامت المنظمات بالعمل على سحب كل العقبات التي تواجها ، وبدأت الكليات والمعاهد في تقديم مقررات دراسية ، وأقسام وكليات لتدريس نظم المعلومات الإدارية ، وظهرت مقالة في دورية Harvard Business Review، بعنوان نظم المعلومات الإدارية وهم Mis is a mirage .

وقد مثلت المقالة عمل جون ديردن الأستاذ بجامعة هارفارد ، نظرًا لأن نظام المعلومات الإدارية ، وكان يسمى النظام الشامل ، نظام المعلومات الإدارية الشاملة أو نظام المعلومات الإدارية ، والذي يستهدف معلومات المنشأة فقط ، وقدم جون برنامج لضخ المتخصصين في المعلومات ، وركزت على تطوير نظم المعلومات لعدة مجالات وعين نائب رئيسي إداري.

حيث طبقت الحاسبات في البداية ، مهام تشغيل البيانات بنفس طريقة آلات البطاقات المثقبة ، ومع  ظهور نظم المعلومات الإدارية ، أراد كل من المتخصصون في الحاسوب والمنشآة ، الاستمرار في نشاط الحاسب ، لذلك سعوا لتنفيذ مجالات وتطبيقات جديدة ، لتكون قادرة على توفير المعلومات الإدارية.

من هنا جاء تعريف نظم المعلومات الإدارية :

وهو نظام يعتمد على الحاسب وهو الذي يجعل المعلومات متاحة للمستخدمين ، الذين لهم احتياجات متشابهة ، فعادة ما يكون للمستخدمين كينونة تنظيمية رسمية ، المنشأة أو أي وحدة فرعية تابعة لها ، وتصف معلومات ما حدث بالماضي وما يحدث الآن ، وما يمكن أن يحدث بالمستقبل.

أهمية نظم المعلومات الإدارية في المؤسسات المعاصرة:

ويخدم هذا النوع من نظم المعلومات ، المستوى الإداري داخل المنظمة عن طريق تزويد المديرين في الإدارة الوسطى بالتقارير الفورية ، عن الأداء الحالي والتقارير التاريخية ، كما أنه يخدم وظائف التخطيط والمراقبة واتخاذ القرار في المستوى الإداري ، لأنه يقدم تقارير أسبوعية وشهرية وسنوية للمدراء ، فتحتاج المنظمة إلى كم هائل من المعلومات في مختلف المستويات الإدارية.

وذلك من أجل تيسير الأعمال اليومية للمؤسسات ، ويتولد عن ذلك قدر كبير من البيانات ، فكان لابد من وجود كيان يعمل على معالجة ، وتخزين وبث هذه البيانات إلى مختلف المستويات الإدارية وكان هذا الكيان هو نظم المعلومات الإدارية والذي يضم وبصورة رئيسية وفاعلة بيئة للأعمال المعاصرة.

وذلك عن طريق دعم عمليات المؤسسة ، ودعم اتخاذ القرار الإداري وذلك من خلال القيام بمجموعة من الوظائف ، والحصول على المعلومات من مختلف المصادر ، كعمليات الجمع والتخزين ، وأيضا العمل على تصنيف وترتيب المعلومات في ملفات ، وتخزينها في قواعد المعلومات ، واستعمالها من خلال بثها للمستخدمين ومتخذي القرار .

أيضًا القيام بعمليات التغذية الراجعة ، واسترجاع النتائج وتخزنها وتجديد المعلومات أولًا بأول ، ومن هنا تأتي فوائد نظم المعلومات الإدارية:

فيتفق العديد من الكتاب الإداريين ، بأن المنظمات بحاجة لنظم المعلومات الإدارية ، لتمكينها من تنسيق فعاليتها والأهداف الفرعية ، لكافة الوحدات الإدارية داخلها ، والقيام بمهام التخطيط والرقابة بصورة فعالة ، فالحاجة إليها قائمة ، وطلما أن المؤسسة أو المنظمة تريد أن تبقى حية، كقوة في توجيه وتنظيم وموازنة كافة الأنشطة .

أهداف نظم المعلومات الإدارية:

من خلال تعريفات نظم المعلومات الإدارية وأهميتها وفوائدها ، يمكن وضع عدد من الأهداف التي تسعى نظم المعلومات الإدارية ، إلى تحقيقها وتتمثل في التالي:

1- القيام بربط النظم الفرعية للمنظمة مع بعضها ، في نظام متكامل ، بما يسمح بتدفق البيانات والمعلومات بين تلك النظم ، فيؤدي لتحقيق التنسيق بين أنشطة تلك النظم.

2- المساعدة على ربط أهداف النظم الفرعية للمنظمة بالهدف العام لها ، والمساهمة في تحقيق الأهداف.

3-المساندة والمساهمة في عملية اتخاذ القرار ، على جميع المستويات التنظيمية من خلال توفير التقارير ، والتي تتضمن المعلومات اللازمة لتلك القرارات.

4- توفير المعلومات اللازمة لأغراض التخطيط والرقابة ، والرقابة على عملية تداول البيانات والمعلومات.

أنواع نظم المعلومات الإدارية:

يوجد عدد كبير من التصنيفات لأنواع نظم المعلومات الإدارية ، فباتساع مجال النشاطات التي تمارسها المؤسسة ، تتعدد الوظائف، وكذلك طرق المعالجة ، من ضمن تلك التصنيفات:

تصنيف نظم المعلومات الإدارية حسب طرق المعالجة و ينقسم إلى:

1- نظم المعلومات اليدوية: وهي نظم المعلومات الإدارية التي يتم فيها ، جميع العمليات من إدخال ومعالجة وإخراج وبث ، والمعلومات تكتب يدويًا ، باستخدام السجلات والوثائق الكتابية.

2- نظم المعلومات نصف اليدوية: وهي نظم المعلومات الإدارية ، التي يتم فيها جمع العمليات ، الإدخال والمعالجة والإخراج والبث ، على البيانات والمعلومات نصف يدوي باستخدام ، الآلآت المساعدة.