تُعتبر وظيفة مدخل البيانات من الوظائف الحديثة نوعًا ما في سوق العمل ؛ ويوجد إقبال كبير عليها في الكثير من شركات ومؤسسات العمل ، غير أن هذه الوظيفة تتطلب امتلاك مجموعة من المهارات الشخصية الهامة من أجل النجاح بها .
وظيفة مدخل بيانات
تُعتبر وظيفة مدخلة بيانات Data Entry من الوظائف التي يحتاج إليها جميع الشركات سواء صغيرة أو كبير ؛ حيث يلتزم بها مدخل البيانات بتسجيل جميع البيانات والجداول الخاصة بالشركة حتى تتمكن من العودة إليها في أي وقت ، حيث يتم تسجيل البيانات بشكل منظم ومنسق وواضح مع توفير عنصر الحماية لتلك المعلومات والبيانات أيضًا .
أهم مهارات مدخل البيانات
هناك مجموعة من المهارات الشخصية الهامة التي يجب أن يتحلى بها مدخل البيانات حتى يتمكن من تقديم المهمة على أكمل وجه ، مثل :
-يجب أن يكون على دراية بمهارات استخدام الحاسب الآلي واستخدام برامج تحرير الجداول المختلفة عليه أيضًا وخصوصًا برامج المايكروسوفت أوفيس مثل برنامج إكسل Excel .
-القدرة على استخدام واحدًا أو أكثر من برامج المحاسبة المختلفة ومن أشهرها برنامج بيتش تري Peachtree ، وبرنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ، وغيرهم .
-القدرة على التواجد لأطول فترة ممكنة أون لاين على مدار اليوم ، والقدرة على العمل تحت الضغط .
-لا بُد أن يتحلى مدخل البيانات بالسرعة الفائقة في إدخال البيانات المختلفة لأن من المطلوب منه أن يقوم طوال الوقت بإدخال عدد كبير جدًا من البيانات والأسماء والأرقام وغيرها ، ولكن لا بُد أيضًا أن يتحلى بالدقة وعدم وجود أي أخطاء سواء إملائية أو غيرها ؛ لأن هذه البيانات سوف تعتمد عليها الشركة فيما بعد في اتخاذ القرارات الهامة في الكثير من الأمور ، وبالتالي ؛ لا بُد من توفر عنصر الدقة أثناء إدخال البيانات ولا سيما إذا كانت وظيفة مدخل البيانات في مستشفى أو مركز طبي أو غير ذلك .
-ينبغي كذلك أن يتحلى صاحب وظيفة إدخال البيانات بالقدرة على تحليل المستندات المختلفة والحصول على البيانات المطلوبة منها بمهارة ويقظة وانتباه .
-الحفاظ على علاقة طيبة مع باقي زملاء العمل وخصوصًا العاملين في قسم الحسابات وقسم العمليات وغيرهم ؛ لأن هم من سوف ينقلون إليه المستندات والسجلات المحتوية على البيانات التي سوف يقوم بتدوينها عبر برامج الحاسوب .
-الحفاظ على سرية البيانات تعتبر من أبرز مميزات مدخل البيانات الناجح ؛ ولذلك ، يجب أن يحرص مدخل البيانات على حماية أسرار المهنة وعدم الإفصاح عنها حتى إلى أقرب المقربين له .
-حماية البيانات من السرقة أيضًا هي من مهام مدخل البيانات المحترف ؛ ولذلك ، يجب أن يكون على تواصل مع بعض المبرمجين وخبراء الحاسوب حتى يتمكن من توصيل كل أدوات الحماية والسرية على البيانات المُسجلة على الحاسوب .
-هناك نقطة هامة يغفل عنها البعض ، وهي القيام بمراجعة البيانات التي قد تم إدخالها مرة أخرى ؛ وإن كان هذا الأمر مرهق ويتطلب بذل بعض من الوقت والجهد ؛ إلا أنه يُساعد على رفع درجة الدقة في البيانات التي قد تم تسجيلها .
-توفير طريقة مرجعية سهلة بعض الشيء ؛ يُمكن من خلالها الرجوع إلى أي بيانات تحتاج إليها المؤسسة بشكل سريع وسهل دون عناء .
-لا بُد من الالتزام أيضًا بتسجيل المصادر التي يتم جمع تلك المعلومات والبيانات منها حتى تكون موثقة وصحيحة .
-تأمين البيانات من خلال عمل نسخ احتياطي لجميع البيانات والمعلومات من أجل حمايتها من الضياع أو فقدانها لأي سبب .