تُعتبر وظيفة مدخل البيانات من الوظائف الإدارية المهمة؛ إذ ترتبط بكافّة أنواع الوظائف في المؤسّسات، والشركات بمختلف نشاطاتها أو طبيعة عملها؛ إذ تعتمد كلّ منشأة على مجموعةٍ من قواعد البيانات المرتبطة بالعديد من الأمور؛ كشؤون الموظفين، والرواتب، والمصروفات الإدارية، والفواتير، والعقود، والرسائل، وغيرها من البيانات الأخرى التي تحتاج إلى تنظيمها في سجلاتٍ موثقةٍ بناءً على تسلسلٍ دقيقٍ، ومفهومٍ من قبل موظفي الشركة، لذلك تكون من مسؤوليات مدخل البيانات الرئيسيّة أن يكتب هذه البيانات، والتي يستخدم في إدخالها مجموعةً من الأدوات، والأجهزة الإلكترونيّة، والتي من أهمّها جهاز الحاسوب.

الدليل الإجرائي والدليل التنظيمي

يساهم الدليل الإجرائي في تحديد كافة الإجراءات اللازمة التي تعمل على النهوض بالمدارس ، ويكون ذلك من خلال تطبيق الأنشطة المختلفة بالمدارس ، ويقوم العمل بالدليل الإجرائي على توفير كافة الإجراءات العملية التي تساهم بدورها في تحقيق الكفاءة في العمل ، والتي يستطيع الموظفون استخدامها بطريقة سهلة ، أما الدليل التنظيمي فهو الذي يشمل كل ما يتعلق بالخطط المدرسية ، ويتم الاعتماد عليه في تنظيم العملية التعليمية.

مهام مسجل البيانات

تتضمن هذه الوظيفة مجموعة من المهام التي تساهم في عملية التنسيق والتنظيم والنهوض بالتعليم في مختلف المراحل التعليمية بالمدارس ، وهذه المهام هي :

• يقوم بتسجيل البيانات والمعلومات التي تتعلق بالمدرسة باستخدام الحاسب الآلي ، ومن ثَم حفظها تبعًا لنظام التسجيل المعتمد
• القيام بتسجيل أسماء الطلاب الذين يلتحقون بالصف الأول الابتدائي بنظام نور ، وذلك إذا لم يتمكن ولي الأمر من تسجيل الطالب
• إدخال البيانات المتعلقة بغياب أو تأخر الموظفين في المدرسة حسب البرنامج الذي تم تخصيصه لذلك
• إعداد البيانات التي تتعلق بأسماء الطلبة الخريجين بالمدرسة بطريقة إلكترونية
• طباعة البيانات المتعلقة بتسجيل الطلاب المستجدين بمرحلة التعليم الابتدائي ، والقيام بمعالجة أي خلل طارئ أثناء عملية التسجيل
• العمل على استخراج النتائج والبيانات والإحصائيات التي تتعلق بالمدرسة بطريقة إلكترونية
• العمل على متابعة كافة المتطلبات التي تلزم جهاز الحاسب الآلي ، والقيام بالتنسيق مع المركز الوطني للمعلومات التربوية من أجل الإستفادة من خدماته التي يقدمها
• القيام بتعبئة البيانات الخاصة بالبرنامج الذي يقوم بالتجهيزات المدرسية بشكل إلكتروني
• القيام بأي مهمة قد يقوم المسؤول المباشر في مجال تخصصه بتكليفه بها.

مواصفات مسجل البيانات

تحتاج كل وظيفة إلى مجموعة من المهارات والمواصفات التي تساعد صاحبها في النجاح بعمله والقدرة على إتقانه سواءًا كانت مهارات متعلقة بالعمل ذاته ؛ أو بالسمات الشخصية التي يجب أن يتمتع بها ، ومن المواصفات التي يجب أن تتوفر في مسجل المعلومات ما يلي :

• أن يكون لديه المعرفة التامة بكافة التعليمات التي تتعلق بطبيعة عمله
• أن يكون لديه المعرفة التامة بكافة البرامج والأنظمة وقواعد المعلومات التي يتم استخدامها في عمله
• ان يكون لديه المعرفة التامة بتنظيم وتصنيف الوثائق وأنظمة الفهرسة التي يتم العمل بها
• أن يمتلك السرعة في عملية إدخال واستخراج البيانات
• أن يكون قادرًا على التنظيم والترتيب والحفظ
• أن يستطيع إعداد التقارير الفنية
• أن يكون لديه القدرة على الاتصال والتعامل مع الآخرين بشكل فعّال
• أن يتمكن من استخدام تطبيقات الحاسوب في مجال عمله.

• يجب أن يتمتع من يعمل في وظيفة مسجل المعلومات بالأخلاقيات الحميدة التي تتعلق بأخلاقيات الوظيفة
• يجب عليه أن يتكيف مع ضغوط العمل ومتطلباته
• القيام بالعمل من خلال روح الفريق وتقديم المبادرات
• القدرة على احترام وتقدير الغير
• امتلاك الثقة بالنفس
• التحلي بالموضوعية في العمل
• التحلي بالتواضع ولين الجانب مع الآخرين.