يواجه جميع الناس في وقت ما ضرورة كتابة خطاب إلى واحدة من الجهات الرسمية، لإجراء شكاوى أو تعاملات أو حتى الحصول على موافقة على طلب تم تقديمه إلى الجهة التابع لها الفرد، وفي هذه الحالة يكتشف الفرد المطلوب منه أن يقوم بكتابة الخطاب أنه يجب أن يقوم بذلك بصيغة محددة معروفة داخل المؤسسات الحكومية.

المختصين بكتابة الخطابات الرسمية

قد يجد الشخص الذي يقوم بكتابة الخطاب عدد من الأشخاص المتخصصين في كتابة الخطابات الرسمية، مثل المحامين وكتاب العدل الذين يقومون بالعمل بشكل خاص، ومن الممكن أن لا يجد من يقوم بمساعدته فيضطر أن يقوم بالإرتجال من خلال تفصيل صيغة للخطاب الذي يقوم بكتابته، لذلك يعد من المهم أن نتعرف على الصيغة الخصة بكتابة الخطابات الرسمية بشكل عام حتى لا نقع في الغلط أو التأخر في التعاملات الواجب إتمامها بسرعة.

طريقة كتابة الخطاب الرسمي

هناك عدد من الأمور التي يجب أن نراعيها عندما نكتب خطاب رسمي ومنها ما يلي:

انواع الخطابات الرسمية

يجب أن نعلم أن هناك عدد من الأنواع من الخطابات الرسمية؛ فهناك الخطاب الموجه إلى جهة رسمية وذلك من جهة رسمية أيضا، وهناك خطاب موجه من أحد الأفراد إلى جهة رسمية، بحيث يكون الفرد المرسل هو واحدا من العاملين بها أو أحد المستفيدين من الخدمات التي تقدمها، وهناك الخطاب الموجه من أحد الجهات الرسمية إلى الفرد، وهناك عدد من الاختلافات في الصيغ حتى لو لم تكن كبيرة ولكننا سنقوم بإيضاحها.

اشكال الخطابات الرسمية

جميع أشكال الخطابات السابق ذكرها يجب أن تتكون من التالي فقط:

– ورق سادة سواء كان أبيض أو أصفر، أو ورق يكون عليه الشعار الخاص بالجهة التي تقوم بالإرسال إن كانت جهة رسمية، ولكن ممنوع تماما أن يتم الرسم أو وضع أحد الأشكال على الخطاب.

– من الأفضل أن تتم كتابة الخطاب من خلال برنامج الوورد، على أن يكون نوع الخط أريال وحجمه 16، أما إن تم كتابة الخطاب باليد فيجب كتابته بالقلم الأزرق حتي يتميز الأصل عن الصور فيما بعد.

– تتراوح المسافة بي السطور من سطر إلى نصف سطر.
– يجب أن يتم الكتابة في نصف الورقة مع عدم وجود إطارات.

خطوات كتابة لخطاب الرسمي

– يجب أن تكون صيغة الخطاب كالتالي: أن يبدأ الخطاب بالسلام (السلام عليكم ورحمة الله وبركاته) وأسفل ذلك السطر يتم كتابة اسم الشخص الذي يتم توجيه الخطاب له، أو البدء بصفته، ثم التحية من خلال كتابة (السيد/ …..)، وفي السطر التالي يكتب (تحية طيبة وبعد) ثم نبدأ مضمون الخطاب.

– يجب أن نراعي أن يكون متن الخطاب دقيق في وصف الطلب أو السبب في إرسال الخطاب، وأن يكون قدر الإمكان مقتضب، وأن يقسم إلى عدد من النقاط في حالة أنه يحتوي على روط عقد، أو تفنيد لعدد من الأمور التي يتطلب توضيحها.

– في نهاية الخطاب نختتم بكتابة التحية (ولكم جزيل الشكر) وأسفلها نكتب من اليمين (مرسله لسيادتكم …)، ويجب أن نراعي وضع الأختما والتوقيعات في الأسفل لإضفاء الشكل الرسمي على الخطاب إن تطلب الأمر ذلك.

أهمية الخطابات الإدارية الرسمية

هناك أهمية كبيرة للخطابات في الحياة الوظيفية والإجتماعية، حيث أنها أحد أبرز وسائل الاتصال، حيث تكمن أهميتها في ما يلي:

– تعد الخطابات أحد وسائل التواصل الكبري بين الإدارات في المؤسسات الحكومية والخاصة، وعلى المستوى الفردي والمؤسسي أيضا.
– تقوم الخطابات باختصار المسافة والجهد بين المواقع المختلفة لجهات المراسلة.
– يتم تصنيف الخطابات على أنها أحد الوثائق القانونية التي من الممكن الرجوع لها وقت الحاجة.
– تعد الخطابات الرسمية أحد الوسائل الإعلانية وبالأخص التجارية منها.

أنواع الخطابات الرسمية

يتم تقسيم الخطابات الإدارية الرسمية إلى نوعين وهما:

– الخطابات التجارية

والتي يتم استخدامها في الأغراض التجارية، وأهم ما يميزها هو الجانب الدعائي للمؤسسة، واحتواء الرسالة في أعلاها على ما يعرف بالترويسة والتي يتم فيها تسجيل جميع المعلومات التي تخص المؤسسة بالكامل من المكان والاسم ورقم السجل التجاري ونوع التجارة ورقم الهاتف وصندوق البريد وشعار المؤسسة والبريد الإلكتروني.

– الخطابات الرسمية

وهي تلك الرسائل المتعلقة بالجانب الوظيفي، والتي تتضمن الاستدعاءات والمعروض والقرارات الإدارية والتعاميم العامة وغيرها.

 الأمور التي يجب مراعاتها في كتابة الخطابات الرسمية

في حالة كتابة الخطابات الرسمية مراعاة عدد من الأمور ومنها ما يلي:

– الوضوح والدقة في أفكار الخطابات وألفاظها.
– المصداقية في المعلومات المذكورة في الخطاب.
– البعد عن الألفاظ الأدبية والمحسانات الشعرية البديعية والصور والالتزام بالموضوعية.
– الإيجاز في المعنى بشكل غير مخل، وهي أحد أهم صفات الكتابة الوظيفية.
– الإسلوب المقنع التقريري والبعد عن العواطف الشخصية.
– عند الرد على أحد الخطابات السابقة يجب الإشارة إلى الخطاب بتاريخه ورقمه وموضوعه.
– يجب مراعاة تقسيم الأفكار وتسلسلها والانتقال إلى الفكرة الثانية بعد الأولى مباشرة.
– عند الرد على أحد الرسائل المحتوية على عدد من الأفكار، يجب أن تتضمن الرد على جميع النقاط بالترتيب وفقا لورودها في الخطاب الأصلي.