التقرير عبارة عن مستند يعبر عن ملخص لموضوع معين حيث يوفر او ينقل معلومات و حقائق و بيانات الى جانب التوصيات و المقترحات و الافكار الجديدة اذا لزم الأمر .

ما هى فوائد التقارير ؟
1- توضيح الجهد الذي تم في عمل ما .
2- مدى تحقيق الهدف من العمل .
3- يمثل التقرير تقييم للاساليب و الطرق المستخدمة في تحقيق الهدف و مدى جدواها .
4- من خلال التقارير يسهل التعرف على نقاط القوة و الضعف و السلبيات و الإيجابيات و بالتالي معالجت اوجه النقص مستقبلًا .

مراحل كتابة التقرير .
تمر كتابة التقرير ببعض المراحل و التي تتمثل في : –
المرحلة الأولى الإعداد .
يتم في هذه المرحلة تحديد الإطار العام للتقرير تحديد الموضوع الذي سيكتب فيه التقرير الهدف من كتابة التقرير النتائج او الأهداف التي سيحققها تحديد الجهة التي سيوجه لها التقرير تحديد معلومات التقرير و ترتيب فكارها .
المرحلة الثانية التنظيم .
هنا يتم تحديد الافكارالرئيسية و تصميمها و بالتالي تحديد او وضع العناوين الرئيسية و الفرعية التي تتماشى مع أجزاء التقرير و لكن يجب أن تأتي تلك الاجزاء مترابطة و متسلسلة بشكل منطقي كما يجب مراعاة هيكل التقرير بحيث يتضمن المقدمة و المتن و الخاتمة .
المرحلة الثالثة الكتابة .
تعتبر هذه المرحلة اهم مراحل التقريرلذا يجب كتابة التقرير في شكل مسودة بإستخدام الأسلوب المناسب و الصياغة المفهومة و السلسلة و تصحيها الى أن تظهر المسودة النهائية .
المرحلة الرابعة المراجعة .
تأتي هذه المرحلة بعد كتابة المسودة الخاصة بالتقرير و فيها يتم تدقيق التقرير لغويًا من حيث القواعد و الأخطاء الإملائية و كذلك مراجعة تنظيم التقرير و هل يسير بشكل متسلس و منطقي ام لا و بلغة مفهومة للقارئ ام لا .

كتابة التقرير .
حتى يخرج التقرير بشكل صحيح و بنية منطقية متكاملة يجب أن يتم إتباع الآتي عند الكتابة : –
1- حدد الهدف المطلوب من التقرير بجملة واحدة .
2- حدد عنوان للتقرير يدل على الهدف منه .
3- قم بعملية مراجعة للتقسيمات المبدئية للتقرير و العمل على تعديل ما يحتاج الى التعديل و التغيير .
4- قم بتحديد التسلسل للتقسيمات الرئيسية او لأجزاء التقرير و للتسهيل في عمليات الإشارة للتقسيمات أثناء المناقشة قم بترقيم تلك التقسيمات حسب التسلسل المتبع في التقرير .
5- جمع معلومات وافية و دقيقة و منظمة و دقق تلك المعلومات حتى تستبعد منها ما تراه غير مناسب و تحدد ما تراه اساسيًا و مطلوبًا .
6- قم بترتيب المعلومات طبقًا للأقسام مما يسهل على القارئ تتبع تلك المعلومات و يقربه الى معفة و فهم ما يجهله .
7- المقترحات التي تقوم بتقديمها من خلال التقرير يجب أن تكون في حدود إمكاناتك و الحقائق المتاحة لك و تظهر بإيجاز و دقة في الخلاصة النهائية للتقرير .
8- إستخدام وسائل الإيضاح المناسبة و التي تساعدك في عملية توصيل الفكرة بديلًا للكلمات مثل الصور الفوتوغرافية و الرسوم التخطيطية البيانية الإحصائية .
9- الطباعة حيث يجب العمل على الطباعة بشكل جيد و واضح يسمح للقارئ بالفهم الشامل للتقرير المعد او الموجه له .
10- المصادر و المراجع التي تم الإقباس منها او أخذ المعلومات عنها .

ما هى مواصفات التقرير الجيد ؟
1- مراعة البعد الزمنى في التقرير فالتقرير يغطي فترة زمنية معينة فكلما كان وقت عرض التقرير قريب من نهاية هذه الفترة كان التقرير يشتمل على افضل تغطية .
2- الشمولية يجب أن يغطي التقارير كل النقاط الخاصة بالعمل او بالموضوع حتى يوصل فكرة كاملة مما يساعد في عمليات إتخاذ القرار .
3- الدقة يجب أن تكون البيانات و المعلومات في التقرير دقيقة و اضحة و للتدليل على صدق و صحة و دقة المعلومات الواردة بالتقرير تجدر الإشارة الى مصادر المعلومات .
4- الحجم المناسب حيث لا يكون التقرير طويل حتى الملل او قصير مما يؤدي الى التأثير على محتوى التقرير .
5- العرض حيث أن اسلوب عرض التقرير يحدد مدى جودة التقرير كما أنه قد يكون العامل المساعد في سهولة فهم التقرير .
6- الموضوعية يجب أن يتم إعداد التقرير بعيدًا عن الأهواء الشخصية بحيث لا نسمح بآراءنا الشخصية التأثير في صياغة المعلومات مما قد يؤدي الى ظهورها بشكل ضعيف .