في بعض الأحيان يبدو أن كتابة الحروف هي شكل من أشكال الفن المفقود ، أصبحت الرسائل الرسمية نادرة و تم استبدالها بجميع أنواع الاتصالات الحديثة – من رسائل البريد الإلكتروني غير الرسمية إلى النصوص و حتى سناب شات.

على الرغم من أننا قطعنا شوطًا طويلًا من الناحية التكنولوجية في التواصل مع بعضنا البعض ، إلا أنه من المهم معرفة أساسيات كتابة خطاب رسمي فقط في حالة وجود مناسبة لأحدهم ، تعلم أساسيات كتابة خطاب رسمي يمكن أن يساعدنا أيضًا على تحسين التواصل بطرق أخرى أكثر حداثة في الكتابة مع بعضنا البعض ، إليك بعض الأشياء التي يجب تذكرها عند البدء في كتابة خطابك الرسمي.

لماذا تحتاج إلى كتابة خطاب رسمي ؟

– في هذا اليوم و هذا العصر ، قد تتساءل عن سبب حاجتك لكتابة خطاب رسمي ، على الرغم من أنها قد تكون مناسبة نادرة في هذا العصر الرقمي مع تركيزها على الاختصارات والحصول على كل شيء في 140 حرفًا أو أقل ، إلا أنه لا تزال هناك عدة مرات عندما تصبح مهارات كتابة الرسائل في متناول اليد ، على سبيل المثال ، بالإضافة إلى خطابات التغطية ، هناك أيضًا منح وتطبيقات للجامعات أو حتى بعض الوظائف التي قد تتطلب خطابًا مكتوبًا رسميًا ، لذلك تريد أن تكون مستعدًا لذلك.

– يمكنك أيضًا كتابة خطاب إذا كنت تستخدم منتجًا أو خدمة لسنوات عديدة وفجأة تغير المنتج وأصبحت غير راضٍ عنه ، على الرغم من أن الوسائط الاجتماعية هي وسيلة سريعة لجذب انتباه الشركة ، فقد لا يكون لها بصمة دائمة تؤثر على التغيير بالطريقة التي تريدها.

– سبب وجيه آخر لكتابة خطاب رسمي هو إذا قرأت مقالاً عبر الإنترنت أو في إحدى الصحف التي لا توافقها و ترغب في إخبار المحرر بمعرفة أفكارك ـ، تُسمى هذه الرسالة الرسمية “خطابًا إلى المحرر” و غالبًا ما يتم نشرها في المنشور ، لذا فأنت تريد بالتأكيد التأكد من أنه مكتوب جيدًا و أن أفكارك يمكن فهمها بسهولة.

طريقة كتابة خطاب رسمي

كن محترفًا في اللهجة

– أول ما تحتاج إلى وضعه في الاعتبار عند كتابة خطاب رسمي هو أن تكون دائمًا محترفًا ، على الرغم من أنك يمكن أن تتراخ قليلاً حول الإملاء و النحو في رسائل البريد الإلكتروني أو منشورات الوسائط الاجتماعية للأصدقاء ، عند كتابة خطاب رسمي تريد التأكد من أن كل شيء دقيق و صحيح ، تجنب استخدام لغة الإنترنت مثل ” LOL ” أو “idk”. كن دائمًا محترمًا بلغتك ، حتى لو كنت تحاول نقل الخلاف أو الشكوى بشأن خدمة أو منتج ، لن يؤدي استخدام لغة معادية إلى توضيح وجهة نظرك بشكل فعال و قد يشوه أي فرصة لتعمل مع الشخص أو الشركة لحل المشكلة.

– على الرغم من أنه من المهم أن تكون محترفًا ، إلا أنه من المهم أيضًا استخدام لغة قابلة للربط ، لمجرد أن خطابًا رسميًا لا يعني أنك تحتاج إلى استخدام كلمات معقدة للغاية وغير شائعة ، لا ترغب في أن يستخدم مستلم الرسالة لديك قاموسًا أثناء قراءته لأن النقطة قد تضيع في الوسط.

 أساسيات العنوان والتحية

– عندما تكتب خطابًا رسميًا ، فإن أول ما عليك فعله هو معرفة من تتوجه إليه ، إذا كنت تكتب خطابًا إلى المحرر ، على سبيل المثال ، فأنت بحاجة إلى توجيه خطابك إلى رئيس تحرير الصحيفة ، و إذا كنت تكتب خطاب تغطية ، فستحتاج إلى مخاطبة مدير التوظيف المدرج في الإعلان عن الوظيفة.

– من الأفضل دائمًا توجيه خطاب بعنوان المستلم ، في بعض الحالات ، قد تجد أنه ليس لديك اسم توجه إليه – خاصة في حالة التقديم الأعمى لإعلان الوظائف حيث لا يوجد الكثير من المعلومات حول مدير التوظيف عبر الإنترنت ، و مع ذلك يجب أن تستنفد كل الجهود للعثور على اسم المستلم بحيث يمكن أن تظهر رسالتك أكثر شخصية.

– بمجرد تحديد الشخص الذي تكتب الرسالة إليه ، ستحتاج إلى إعداد عنوان صحيح ، على الرغم من أن الحصول على العنوان الصحيح قد لا يبدو مهمًا ، إلا أنه ينشئ علاقة مع مستلم رسالتكم. يعلمون أنك اتخذت الخطوات الإضافية للحصول على معلوماتهم صحيحة ، ومن المرجح أن تقرأها في نص الرسالة.

– ابدأ عنوانك بعنوان المرسل ، لكن لا تقم بتضمين اسمك ، أسفل سطري عنوانك ، ضع تاريخ اليوم. بعد كتابة عنوان المرسل ، ضع مسافة من سطر واحد ثم أدخل العنوان الداخلي أو عنوان الشخص أو الشركة التي تكتب إليها ، سيتضمن العنوان الداخلي اسم المستلم و عنوانه و شركته ، و إذا كنت غير متأكد ما إذا كان المستلم “انسة” أو “السيدة” ، فمن الأفضل دائمًا استخدام “السيدة” لتجنب أي حوادث محرجة ، و إذا كنت تعلم أن المستلم هو طبيب أو يحمل شهادة الدكتوراه ، فتأكد من استخدام “دكتور” قبل اسمهم.

– بعد كتابة العنوان الداخلي ، ستحتاج إلى كتابة تحية رسمية لبدء الخطاب ، و من المعتاد استخدام “عزيزي” متبوعًا باسم المستلم ، و عادةً إذا كنت تكتب إلى شخص ما لم تقابله ، فمن المناسب أن تكتب لقبه الشخصي (“الانسة” أو “السيدة” أو “السيد”) متبوعةً باسمها الأخير ثم نقطتين ، إذا لم تكن متأكدًا من جنس الشخص ، فاستخدم الاسم الأول والأخير في كل من العنوان الداخلي والتحية.

أن تكون موجزة في نص الرسالة

– عندما تكتب خطابًا رسميًا اكتب الغرض ، من المحتمل أن يكون المستلم شخصًا مشغولًا جدًا وليس لديه وقت لقراءة خطاب متعرج ، تعرف ما الغرض من رسالتك اكتب عن ذلك.

– بعد التحية الخاصة بك ، في الفقرة الأولى ، قدم مقدمة مختصرة عن من أنت ولماذا تكتب ، و بعد قيامك بتأسيس هذه التفاصيل المهمة الأولى ، ينبغي أن تقضي بقية نص الرسالة في شرح ماهية عملك و لماذا يجب أن يعرفوه أو يهتموا به ، إن استخدام الحقائق واللغة المقنعة سيكون موضع تقدير من قِبل المستلم ، كن موجزًا ​​، واستخدم لغة جيدة ، وتأكد من التدقيق والتحقق من كل شيء ترسله.

إغلاق رسالتك

بمجرد كتابة النص الأساسي للرسالة وتشعر بأنك قد أنهيت أعمالك ونقاشت المستلم ، فستحتاج إلى إغلاقه ، بعد الفقرة الأخيرة ، تخطي سطر واحد لكتابة الإغلاق. هناك العديد من الطرق للقيام بذلك ، ولكن الأسطر المقبولة بشكل عام هي:

– صديقك المخلص،
– الأفضل،
– تفضلوا بقبول فائق الاحترام،
– أتشوق للسماع منك،
– باحترام،
– و بعد السطر الأخير ، تخطي عدة أسطر ثم اكتب اسمك الكامل لتوقيع الرسالة.