المراحل الأربع لدورة حياة إدارة المشروع هي : المبادرة أو البدء، التخطيط، التنفيذ، الانتهاء، وسواء أكنت تعمل في مشروع صغير مع أهداف أعمال متواضعة أو مبادرة كبيرة متعددة الإدارات ذات تبعات مؤسسية شاملة، فإن فهم دورة حياة إدارة المشروع أمر ضروري، ولكل مشروع معالم أساسية في البداية، وفي المنتصف، وفي النهاية، ويتبع المسار من البدء إلى الانتهاء إلى التقييم، ويساعدك العمل بفهم دورة إدارة المشروع في الحفاظ على تنظيم المشروع، من خلال إدارة و استثمار الوقت والمال .

دورة حياة إدارة المشروع

تصف دورة حياة إدارة المشروع العمليات عالية المستوى لتقديم مشروع ناجح، مقابل كل مليار دولار تم استثمارها في مشاريع من قبل شركات في الولايات المتحدة، تم هدر 122 مليون دولار بسبب نقص أداء المشروع، لذا فإن دورة حياة المشروع والالتزام بها تساعد في تحقيق مفهوم الادخار ، ووفقا لأبحاث معهد إدارة المشروعات، يمكن منع الأموال الضائعة والموارد من خلال الإدارة الفعالة للمشروع، حيث تفشل 57٪ من المشروعات غير الناجحة بسبب تعطل الاتصالات، في مراحل دورة حياة إدارة المشروع، تتوصل إلى فكرة مشروع ما، وتحدد أهدافه، وتخطط لتنفيذه، وترشده إلى الاكتمال .

ما هي المراحل الأربعة لحياة المشروع

عادة ما يتم تقسيم دورة حياة إدارة المشروع إلى أربع مراحل : البدء والتخطيط والتنفيذ والانتهاء ، وهي تشكل المسار الذي يأخذ مشروعك من البداية إلى النهاية، ودورة حياة إدارة المشاريع هي :

مرحلة البدء

في مرحلة بدء المشروع، يمكنك تحديد حاجة العمل أو المشكلة أو الفرصة، وطرق العصف الذهني التي يستطيع فريقك من خلالها تلبية هذه الحاجة أو حل هذه المشكلة أو اغتنام هذه الفرصة، خلال هذه الخطوة، يمكنك تحديد هدف لمشروعك، وتحديد ما إذا كان المشروع ممكنا، وتحديد الإنجازات الرئيسية للمشروع، ويجب أن يكون مديرو المشاريع قادرين على بيع قادة الأعمال وفقا للقيمة الجوهرية التي يقدمونها للشركة على مستوى استراتيجي، عندما يكونون على الطاولة منذ بداية التخطيط الاستراتيجي بدلا من اتخاذ القرار الفعلي .

إن فعالية مديري المشاريع تكون صامتة بشكل كبير عند تقديم “إصلاح” أو “حل بديل”، بمجرد اتخاذ القرارات التجارية الاتجاهية عالية المستوى دون خبراتهم”، ومن الواضح أن الأمر يستحق القيام بما يلزم لجعل صوتك مسموعا في وقت مبكر قبل أن يتم وضع الإستراتيجية بشكل أساسي .

وقد تشمل خطوات مرحلة بدء المشروع ما يلي :

1- إجراء دراسة جدوى، والقيام ببعض العمليات الحسابية البسيطة باستخدام جدول الضرب ، لمعرفة متطلبات المشروع .
2- تحديد عمق واتساع المشروع .
3- تحديد المنتج أو الخدمة المراد تقديمها .
4- تحديد أصحاب المصلحة في المشروع .
5- تطوير حالة العمل ومقارنة التكاليف والفوائد المحتملة للمشروع، لتحديد ما إذا كان يتحرك إلى الأمام

مرحلة التخطيط

بمجرد الموافقة على المشروع تنتقل إلى مرحلة التخطيط، في هذه المرحلة تقوم بتقسيم المشروع الأكبر إلى مهام أصغر، وبناء فريقك، وإعداد جدول زمني لإنجاز المهام، خلال هذه المرحلة، تقوم بإنشاء أهداف أصغر ضمن المشروع الأكبر، مع التأكد من إمكانية تحقيق كل منها ضمن الإطار الزمني، ويجب أن يكون للأهداف الصغيرة إمكانية كبيرة للنجاح .

وقد تشمل خطوات مرحلة تخطيط المشروع ما يلي :

1- إنشاء خطة مشروع، وتحديد الجدول الزمني للمشروع بما في ذلك مراحل المشروع والمهام التي يتعين تنفيذها والقيود المحتملة .

2- إنشاء مستندات سير العمل أو خرائط العملية، وتصور المخطط الزمني للمشروع من خلال رسم المعالم الرئيسية .

3- تقدير الميزانية وإنشاء خطة مالية، واستخدام تقديرات التكلفة لتحديد مقدار الإنفاق .

4- جمع الموارد وبناء الفريق .

5- توقع المخاطر .

مرحلة التنفيذ

لقد حصلت على موافقة العمل، وضعت خطة، وأنشأت فريقك، الآن حان وقت العمل، تحول مرحلة التنفيذ خطتك إلى عمل، وتتمثل مهمة مدير المشروع في هذه المرحلة من دورة حياة إدارة المشروع في الحفاظ على سير العمل في المسار الصحيح، وتنظيم أعضاء الفريق وإدارة الجداول الزمنية، والتأكد من إنجاز العمل وفقا للخطة الأصلية .

وقد تشمل خطوات مرحلة تنفيذ المشروع ما يلي :

1- إنشاء المهام وتنظيم مهام سير العمل .

2- إحاطة أعضاء الفريق بالمهام، من خلال شرح المهام لأعضاء الفريق، وتوفير التوجيه اللازم بشأن كيفية استكمالها، وتنظيم التدريب المتعلق بالعملية إذا لزم الأمر .

3- التواصل مع أعضاء الفريق والعملاء والإدارة العليا .

4- مراقبة جودة العمل .

5- إدارة الميزانية ومراقبة الإنفاق والحفاظ على المسار الصحيح من حيث الأصول والموارد .

مرحلة الانتهاء

بمجرد انتهاء فريقك من العمل في مشروع ما، تدخل مرحلة الانتهاء، في مرحلة الانتهاء، تقوم بتوفير النتائج النهائية وإطلاق موارد المشروع وتحديد نجاح المشروع، ولمجرد أن العمل الرئيسي للمشروع قد انتهى، هذا لا يعني أن مهمة مدير المشروع قد أنجزت، فلا تزال هناك أشياء مهمة يجب القيام بها، بما في ذلك تقييم ما حدث وما لم يعمل مع المشروع .

وقد تشمل خطوات مرحلة إغلاق المشروع ما يلي :

1- تحليل أداء المشروع، وما إذا كانت أهداف المشروع قد تحققت .

2- تحليل أداء الفريق، وتقييم كيفية أداء أعضاء الفريق، بما في ذلك ما إذا كانوا قد حققوا أهدافهم إلى جانب توقيت وجودة العمل .

3- توثيق انتهاء المشروع، والتأكد من أن جميع جوانب المشروع قد اكتملت مع عدم وجود نهايات مفتوحة، وتقديم التقارير إلى أصحاب المصلحة الرئيسيين .

4- إجراء مراجعات بعد التنفيذ، وإجراء تحليل نهائي للمشروع، مع مراعاة الدروس المستفادة لمشاريع مماثلة في المستقبل .

5- محاسبة الميزانية المستخدمة وغير المستخدمة، وتخصيص الموارد المتبقية للمشروعات المستقبلية .