وظيفة السكرتيرة من أهم الوظائف الادارية في الشركات و المؤسسات ، و يجب على السكرتيرة أن تكون ضليعة في قدرتها على مساعدة رئيسها ، و هناك العديد من المهارات التي يمكن العمل على تعلمها من قبل السكرتيرة لتتمكن من تحقيق نجاح واضح.

مهنة السكرتيرة

تتعامل السكرتيرة بشكل تقليدي مع المراسلات و الإيداعات ، و تجيب على الهواتف و تنسق جدول عمل المدير ، لا يتم تعيين بعض الأمناء لأحد المديرين التنفيذيين ؛ حتى يتم تعيين سكرتيرات لهم من أجل تنظيم سير العمل بشكل جيد.

واجبات السكرتيرة

و تشمل واجبات السكرتارية النموذجية أخذ الإملاء و مذكرات الاجتماع أو المؤتمرات و غيرها ، و كتابة المراسلات ، و إدارة نظام حفظ الملفات ، و إجراء نسخ للأوراق الهامة ، و إرسال الفاكسات ، و الرد على المكالمات الهاتفية ، و إعداد المواعيد ، و إدارة تقويم المدير ، و إجراء حجوزات غداء العمل ، و حجز تذاكر الطيران و الفنادق ، و اعتمادًا على الوصف الوظيفي ، قد يقوم السكرتير أيضًا بتنفيذ مجموعة متنوعة من المهام الشخصية ، مثل طلب الزهور ، و تقديم القهوة و شراء هدية لزوجة المدير.

متطلبات وظيفة السكرتيرة

تشمل متطلبات منصب السكرتارية مهارات الكتابة الدقيقة ، و استخدام جداول البيانات البسيطة ، و المعرفة بالبرمجيات الخاضعة للملكية أو البرامج المحددة التي تتطلبها الوظيفة ، و مهارات إدارة الوقت الجيدة ، و القدرة على العمل بشكل جيد مع أفراد الجمهور ، و الحفاظ على السرية ، و يستخدم الأمناء و السكرتارية أجهزة الكمبيوتر الشخصية ، و أنظمة الهاتف ، و آلات الفاكس و آلات النسخ.

مهارات لنجاح السكرتيرة

الالتزام بالنمو المهني

يدرك السكرتير أنه يجب عليه باستمرار صقل مهاراته و البقاء على اطلاع على أحدث التطورات التكنولوجية ، و يعتمد أرباب العمل على السكرتير لتحسين كفاءة المكتب باستمرار عن طريق زيادة استخدام البرنامج ، و يمكنك إقناع صاحب العمل بالتشديد على أنك تدرك أهمية التدريب المستمر و البحث عن مثل هذه الفرص.

مهارات الاتصال الاستثنائي

يقضي السكرتير الكثير من وقته في التواصل مع الآخرين عبر الهاتف و البريد الإلكتروني و الرسائل و التقارير و مكتب الاستقبال ، و الانطباعات الأولى مهمة و يمكن أن يكون لها عواقب وخيمة ، السكرتير اللطيف و مفيد و فعال يعكس هذا جيدا على المنظمة ، و على النقيض من ذلك ، قد يقوم العملاء بأخذ أعمالهم في مكان آخر إذا كان لديهم لقاء سلبي مع السكرتير الذي يكون أول نقطة اتصال ، و يبحث أرباب العمل عن الأمناء الذين يستمعون ، و يتبعون التعليمات و يبلغون عنها ، فمهارات التواصل اللفظية والتنظيمية التي قد تميزك عن غيرك من المتقدمين.

القدرة على العمل الجماعي

تشير إعلانات الوظائف غالبًا إلى أن صاحب العمل يسعى إلى الحصول على قائد فريق ، و تزدهر المنظمات عندما يعمل الموظفون معًا لتحقيق الأهداف المشتركة ، التي تتطلب الابتكار والتواصل والتعاون والعمل الجاد ، و يمكنك إظهار قيمة العمل الجماعي من خلال ذكر الحالات التي اتخذت فيها مبادرة لمساعدة الآخرين أو تحسين المؤسسة.

لابد أن تكون السكرتيرة الناجحة تعرف مختلف جهات الاتصال ، كذلك يكون قادر على تحسين مهارات الكمبيوتر لديك ، خاصة مع برامج Microsoft Office الأساسية مثل Word و Excel و PowerPoint ، لجعل نفسك أكثر قيمة ، و ذلك مع تحسين مهاراتك في اللغة الإنجليزية والصحافة والرياضيات وبرامج الكمبيوتر.