ربما يكون مصطلح تخطيط موارد المؤسسات حديث بعض الشيء ، ولكنه في الواقع ليس نظامًا حديثًا ولكن التطور الكبير الكبير الذي حدث في مجال قواعد البيانات وتكنولوجيا المعلومات قد ساهم في تطويره بشكل كبير ، أما النظام نفسه فيعود تاريخه لعام 1913م ،عندما قام المهندس فورد ويتمان هاريس بوضع ما يعرف باسم نموذج كمية الطلب الاقتصادي EQQ ، وهو نظام تصنيع اعتمد على الورق لجدولة مواعيد بيانات الإنتاج ، وكان هذا النظام هو المعيار الرئيس للتصنيع على مدار عدة عقود ، ولكن في عام 1964م غيرت شركة Toolmaker Black and Decker الأنظمة القديمة بأكملها عندما استطاعت أن تحول نظام EQQ  الورقي القديم إلى نظام حاسوبي يعمل على كمبيوتر مركزي وأطلقت عليه اسم MRP أو تخطيط متطلبات المواد .

وظل نظام تخطيط متطلبات المواد يعمل بنجاح حتى عام 1983م عندما تم تطوير النسخة الأحدث منه والذي أطلق عليه اسم تخطيط موارد التصنيع  MRP II وقد تميز هذا النظام باحتوائه على مكونات برمجيات رئيسية تجمع كل مكونات الإنتاج الرئيسية مع مكونات نظام المشتريات وإدارة العقود والفواتير ، وهذا النظام يعتبر أول من دمج جميع مهام التصنيع في نظام واحد ، كما أنه أول وسيلة مقنعة للمؤسسات لاستغلال البرمجيات لدمج ومشاركة جميع بيانات المؤسسة لتعزيز كفاءة التشغيل داخل المؤسسة من خلال وضع تخطيط أفضل لعملية الإنتاج وتقليل المخزونات وتقليل النفايات أيضًا .

ما هو نظام تخطيط موارد المؤسسات erp ؟

erp هي اختصار لمصطلح تخطيط موارد المؤسسة ، وهو يشير إلى حزمة كاملة من البرامج تستخدمها المؤسسات لإدارة أنشطتها اليومية مثل المحاسبة والمشتريات وإدارة المشاريع والتصنيع ، ويتم ربط أنظمة erp ببعضها البعض وهي تضم عدد كبير من العمليات التجارية ويمكن أن تتدفق البيانات بين تلك الأنظمة .

وتقوم أنظمة erp بجمع بيانات المعاملات المشتركة بين أنشطة المؤسسة من مصادر متعددة ، وتعمل على التخلص من أي ازدواجية في البيانات وتوفر تكامل لبيانات المؤسسة داخل ما يسمى “مصدر وحيد للحقيقة ” وهذا يعني أنها تقضي على أي ازدواجية أو تضارب في البيانات المشتركة لأنشطة المؤسسة المختلفة .

واليوم أصبحت أنظمة تخطيط موارد المؤسسة ضرورية لإدارة آلاف من الشركات من مختلف الأحجام وفي جميع الصناعات ، فبالنسبة لمعظم الشركات أصبح لا غنى إطلاقًا عن وجود نظام دقيق لتخطيط وإدارة موارد المؤسسة بالكامل ، على سبيل المثال الكهرباء التي تظل مضاءة في مكاتب أو فروع الشركة مختلفة أثناء إغلاق المؤسسة ، تعد إهدار كبير لموارد المؤسسة .

أساسيات تخطيط موارد المؤسسات

ويتم تصميم أنظمة erp حول مخطط أو هيكل بيانات محدد ، وهي تحتوي على قاعدة بيانات مشتركة لمختلف الأنشطة داخل المؤسسة ، وتوفر هذه الأنظمة إمكانية الوصول إلى بيانات المؤسسة من الأنشطة المتعددة باستخدام تصميمات وتعريفات مشتركة .

والمبدأ الأساسي الذي تعتمد عليه أنظمة erp هي تجميع البيانات بشكل مركزي ، بدلًا ن وجود عدد كبير من قواعد البيانات المختلفة لنفس المؤسسة والتي تحتوي على جداول لا حصر لها لبيانات منفصلة ومعظمها مكررة وهذا مما يطلق عليه اسم redundant data ، ولكن أنظمة erp تساعد في القضاء على تلك الفوضى بحيث يقوم جميع المستخدمين بداية من الرئيس التنفيذي للشركة وانتهاءًا بكاتب الحسابات الدائنة والمدينة بتخزين واستخدام البيانات في نفس قاعدة البيانات .

ومن خلال إنشاء قاعدة بيانات واحدة آمنة ومشتركة ومركزية يمكن لجميع العاملين في المؤسسة أن يكونوا على يقة من أن جميع البيانات التي يستخدمونها صحية ومحدثة ومكتملة ، وهذا يضمن تكامل البيانات لأي مهمة يتم تنفيذها داخل أي قسم في جميع أنحاء المؤسسة ، بدءًا من تقارير البيانات المالية ربع السنوية وتقارير المستحقين وأي تقارير أخرى في أي قسم دون احتمال وجود أخطاء في جداول البيانات .

القيمة التجارية لأنظمة تخطيط موارد المؤسسة

من المستحيل أن نتجاهل تأثيل هذه الأنظمة الذي أحدثته في عالم الأعمال اليوم ، فنظرًا لكون المؤسسة قد تحولت للعمل بأنظمة تخطيط موارد المؤسسة ، فإنها تصبح قادرة على إدارة أعمال الإدارات المنفصلة داخل المؤسسة بشكل متواز أي في نفس الوقت وهذا يحسن كثيرًا من طريقة سير العمل داخل المؤسسة ، مما يؤدي لتوفير كبير في التكاليف النهائية ، وتشمل مزايا أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ما يلي :

تحسين رؤية العمل أو المؤسسة : حيث يمكن الحصول على بيانات التقارير في الوقت الفعلي الذي تدخل فيه إلى قاعدة بيانات المؤسسة .

توفير تكاليف تشغيل الشركة : فهذا النظام يجعل العمليات التجارية أكثر بساطة وبالتالي أقل تكلفة .

تحسين كفاءة العمل : إن العمل على قاعدة بيانات مشتركة لتنفذ العديد من الوظائف والعمليات داخل الشركة يحسن العمل بدرجة كبيرة .

بنية تحتية مسبقة : تتمتع جميع المكاتب في المؤسسة من أكبر مكتب وحتى أصغر مكتب بنفس النظام .

تقليل المخاطر : حيث تصبح البيانات والضوابط المالية أكثر دقة وتناسق .