يحتاج مستخدمون الحاسوب إلى حفظ ملفاتهم بعد الإنتهاء منها ، و قد يخطأ البعض في حفظ الملفات و بالتالي يخطئون في التعامل معها بعد الجهد الكبير الذي تم بذله في هذه الملفات ، و بسبب هذه الأخطاء يضيع مجهوداتهم و تعبهم و ذلك بسبب أي حركة بسيطة لا يدركون فيها أخطاءهم و بالتالي يضيع كل ما أعدوه أو يتم استبداله بنص أو ملف أخر .

البعض لا يدرك أن التعامل مع أجهزة الحاسوب أمر سهل و بسيط لكنه يحتاج لتدريب ، و ذلك لأنه نظام حساس و دقيق ، و في هذا المقال سوف نقوم بشرح أحد تقنيات الحاسب الآلى و هي موجودة في العديد من البرامج خاصة الكتابية ؛ و هي حفظ و حفظ بإسم ( save save as ) ، سوف نعرض آلة عمل كلا منهما .

حفظ save :
أولًا : يتم استخدام الحفظ عند إنشاء ملف لأول مرة .
ثانيًا : يتم استخدام الحفظ في حالة و جود ملف محفوظ و يرغب الفرد في إجراء التعديل عليه و حفظ الملف كما هو بنفس الإسم بعد التعديل .

ثالثًا : هناك عدة طرق لحفظ الملفات فمثلًا عند الخروج من البرنامج يقوم البرنامج بعرض رسالة نصية _ هل تريد حفظ التعديل _ ففي هذه الحالة يتم الضغط على موافق أو ok فيتم حفظ الملف ، أو من الممكن استخدام الإختصار المخصص للحفظ كما في برنامج الوورد فهناك العديد من الإختصار لحفظ الملفات فيه .

حفظ بإسم save as :
أولًا : يتم استخدام الحفظ بإسم عند إنشاء الملف لأول مرة .

ثانيًا : يتم استخدام الحفظ بإسم عند الرغبة في تعديل ملف سبق حفظه من قبل ، و تعديل إسم الملف من خلال نفس البرنامج .

ثالثًا : يتم استخدام الحفظ بإسم عند الرغبة في تعديل إمتداد البرنامج الذي تم حفظ الملف من خلاله ،  و تحويله إلى إصدار أقدم أو تغير نوع الملف لآخر له نفس التكوين .

رابعًا : يتم استخدام حفظ بإسم عند الرغبة في تغير موقع الملف و حفظه في موقع آخر لكن على نفس الجهاز ، أو نقل الملف إلى ذاكرة خارجية عن الجهاز .

خامسًا : لإتمام عملية حفظ التعديل تظهر رسالة نصية عند مغادرة البرنامج لتأكيد حفظ التعديل و يجب على المستخدم أن يقوم بالضغط على موافق أو ok لكي تكتمل عملية الحفظ ، و يمكن الحفظ أيضًا عن طريق الإختصارات الموجودة في البرنامج الذي يتم استخدامه .

الاستخدام العام لأمر حفظ و حفظ بإسم :
1- يمكن لأي فرد استخدام الحفظ و الحفظ بإسم للملف الذي تم إنشاءه حديثًا ، أو ملف تم حفظه من قبل و يرغب المستخدم في التعديل عليه ، و تتشابه البرامج في استخدام أمر الحفظ إلا في البرامج التي تحتاج لإتصال بالإنترنت ، و فيها يكون الحفظ أضمن لأن عند إنقطاع الإتصال أو حدوث أي خلل في جهاز الحاسب الآلي فإن الحفظ يتم أوتوماتيكيًا عند عودة الإنترنت مرة أخرى .

2- يجب الحرص عند استخدام أي أمر من الأمرين ، فعند إتمام عملية حفظ أي ملف يكون من الصعب استعادة الملف السابق أي قبل تعديله ، و لا يمكن العودة في الأمر مرة أخرى ، و هذا لأن البرنامج يحتفظ و يخزن آخر تعديل للملفات فقط .

3- قد تحدث بعض الأخطاء عند نقل أو لصق فقرة من مكان لآخر داخل الملف ، فلابد من الحرص في استخدام الإختصارات المختلفة داخل الملف حتى لا يؤدي ذلك إلى فقدان الملف ، فلذلك يجب على الشخص أن يكون على دراية و خبرة جيدة بتلك الإختصارات .

4- على الشخص صنع نسخة إحتياطية من الملف حتى إذا حدث خطأ أو أصاب الملف أي تلف يكون هناك بديل له .