يعد Microsoft SharePoint نظامًا أساسيًا لإدارة المستندات والتعاون وهو يساعد الشركات في إدارة المحفوظات والمستندات والتقارير والمحتويات الأخرى الحيوية ، وتستخدم الصناعات في جميع القطاعات SharePoint ، ولكن النظام الأساسي يركز على إدارة محتوى المؤسسة .

أهمية واستخدامات مايكروسوفت شير بوينت

تتمثل وظائف SharePoint الأساسية في تخزين المستندات بتنسيق أكثر فعالية من نظام المجلدات العادية ، وتجميع المؤسسة بحيث يتلقى الجميع المعلومات الهامة ذات الصلة بها ، فيما يلي بعض الفوائد التي يمكن أن تحصل عليها مؤسستك من استخدام SharePoint :

اضافة سياق للوثائق والمجلدات

عادةً ما يكون مرفق تخزين المستندات التقليدي مجلدًا على خادم في مكان ما ، السبب في أن SharePoint أكثر فاعلية من الطريقة التقليدية هو أنه ييضيف سياق للمجلد نفسه من خلال تتبع إصدارات المستند ، على سبيل المثال ، في إعداد المجلد التقليدي ، لا يمكنك جعل محفوظات الإصدار قيد التشغيل لكل مستند أو مشاهدة أي تغييرات على اسم الملف ، بينما مع SharePoint ، هناك المزيد من المعلومات المقدمة حول الملف ، إنه ليس مجرد ملف موجود في مجلد ؛ بل هو جزء متطور من المعلومات له سجل بالإضافة إلى سياق .

تمكين التواصل المستمر مع جميع الموظفين

فيما مضى قد ترسل رسالة بريد إلكتروني جماعية وتنسخها للجميع ، المشكلة في هذا النهج هي أن الكثير من المعلومات يتم تجاهلها أو حتى فقدانها ، لذلك قد لا يحصل بعض الأشخاص على المعلومات التي يحتاجون إليها ، على سبيل المثال ، ربما تفقد مستند شركة وتفقد مناقشة مهمة ، أو ربما تقرأه ولكن بعد ذلك يكون من الصعب جدًا العثور على هذه المعلومات والإشارة إليها ، يقدم SharePoint إمكانية التعاون والتشارك حتى يتمكن جميع الموظفين من رؤية المعلومات والاتصالات الهامة وفقًا لذلك .

تخزين جميع المعلومات في موقع مركزي

يمكن أن يتراوح ذلك من أشياء مثل التحديثات من الرئيس التنفيذي إلى الاجتماعات أو الأحداث الهامة ، يقوم SharePoint بنقل جميع المعلومات إلى مكان داخلي واحد حتى يتمكن الموظفون من العثور بسرعة على المعلومات التي يحتاجون إليها ، قد تكون حالات الاستخدام الأخرى تحذيرات عامة حول عملاء معينين أو حتى حوادث يجب على الجميع إدراكها ، باستخدام SharePoint قم ببساطة بنشر الرسالة ويمكن للجميع الوصول إليها من هناك .

تشجيع التعاون

تم تصميم SharePoint حقًا حول جعل المؤسسة في نقطة مركزية حيث يمكنهم التعاون ، هذا مهم بشكل خاص للمؤسسات غير المرتبطة جغرافيا ، فمع بعض الفروع التي تعمل بتنسيق معزول للغاية ، يوفر SharePoint للموظفين القدرة على الاتصال مع بعضهم البعض عبر بوابة ، حيث قد يتفاعل بعض الموظفين في الماضي مع الشركة فقط خلال اجتماع الشركة ، أما مع SharePoint فإنه يتمكن من جمع هؤلاء الأشخاص معًا حتى يتمكن الجميع من العمل معًا طوال الوقت ، التعاون يعزز الابتكار ويبني ثقافة الشركة التي تولد التفكير الإبداعي .

ثلاثة مفاتيح لتطبيق Microsoft SharePoint بنجاح

يعد تنفيذ برنامج SharePoint من البرامج السهلة ، إن العمل الذي تقوم به قبل استعمال البرنامج هو الذي يحدد ما إذا كان ناجحًا أم لا ، إن تقييم متطلباتك وتحديد ما تحتاج إلى القيام به باستخدام SharePoint لشركتك هو ما سوف يساعدك على الاستفادة به بشكل صحيح .

قم باستشارة شخص خبير في SharePoint أو شخص لديه القدرة على القيام بتحليل الأعمال معك ، ثم قم بتجميع ملف Sitemap ، وقم بتجميع كيفية عمله ، والاستفادة من أفضل الممارسات العملية ، اسأل الخبير عما تفعله الشركات الأخرى ، وأخيرًا ، بمجرد تنفيذ البرنامج ، يجب عليك تزويد الموظفين بالتدريب حتى يتمكنوا من استخدامه بشكل صحيح ، وفيما يلي المفاتيح الثلاثة لتطبيق SharePoint الناجح :

إجراء تحليل الأعمال وتقييم الاحتياجات

فيما يتعلق بكيفية تطبيق SharePoint ، فأنت بحاجة فعلاً إلى القيام أولاً بتحليل أعمال لتقييم الاحتياجات الخاصة بك ، يعد تطبيق SharePoint أمرًا سهلاً للغاية ولكن الخطوات المهمة الحقيقية تتضمن فهم ما تحتاجه من SharePoint وما يمكن أن يفعله SharePoint نيابة عنك وما لا يمكن أن يفعله لك .

حدد طراز خدمة SharePoint المناسب لك

هناك عدة نسخ من Sharepoint ، الأولى هي النسخة المجانية ، حيث تحصل فعليًا على نسخة مجانية من SharePoint إذا كنت تقوم بتشغيل Windows Server ، أما الخيار الثاني لديك هو الاستفادة من Office 365 ، وهو حل SharePoint السحابي من Microsoft ، والخيار الثالث لديك هو الحصول على حل SharePoint الخاص بك مستضافًا مع موفر جهة خارجية مثل تقنيات R&G .

تدريب الموظفين على كيفية استخدام SharePoint

تتوفر دورات لـ SharePoint يمكنك الوصول إليها عبر موقع دعم Microsoft على الويب ، قم بتنزيل مقاطع الفيديو التعليمية أو شارك الروابط الموجودة ، وكما هو الحال مع أي تقنية جديدة ، سيكون هناك منحنى تعليمي للموظفين ، وسيساعد تدريبهم على أفضل ممارسات SharePoint وكيفية استخدامها على تطوير الشركة .