في كل شركة من الشركات الكبيرة يوجد بها عدد من الوظائف التي لا غنى عنها باي شكل من الاشكال، وتعد وظيفة السكرتيرة والمساعد الاداري، ولكن هناك عدد كبير من الناس لا تعرف ما هي مهمة كل من تلك الوظيفتين وما هو الفرق بينهم.

ما هي وظيفة المساعد الإداري 

ان المساعد الإداري واحد من الوظائف الهامة التي لها عدد كبير من الواجبات التي يقوم بها والتي تشبه في طبيعتها وظيفة السكرتير، فيقوم المساعد الإداري بالكتابة وأيضا بإيداع الملفات والرد على المكالمات الهاتفية، وأيضا يقوم بكتابة الملاحظات اثناء الاجتماع، كما انه يقوم بالخدمات اللوجستية، ويتعاون مع عدد كبير من المشرفين على المشاريع الهامة، كما انه يقوم بالأشراف على السكرتيرة.

ما هي وظيفة السكرتير

كما ذكرنا ان وظيفة السكرتير هي واحدة من الوظائف الهامة والتي تتطلب الكثير من الخبرة والتركيز، كما انها من الوظائف الهامة جدا بالنسبة للمدراء، فهي تعمل على تخفيف الأعباء عليهم، فهي تقوم بتسجيل البيانات اللازمة حتى يتم اتخاذ القرارات المناسبة.

وبالرغم من ان وظيفة السكرتيرة من الوظائف الدقيقة والتي تتطلب الكثير من الدقة والتركيز، الا ان تلك المهمة تتطلب من الشخص ان يكون متفرغ لها حتى يستطيع ان يؤدي كل المهام التي تطلب منه.

ما هي المهام التي يقوم بها المساعد الإداري 

ان مهمة المساعد الإداري من الوظائف الهامة التي تشمل وظيفة السكرتيرة بأعمالها، كما انها وظيفة مسؤوله عن كل المهام اللوجستية للمكتب، فهو المسؤول عن طلب الأوراق وعن البريد والمعدات وغيرها من الأشياء التي توجد خارج المنشاة، ما انه يكون مسؤول عن تنسيق الجداول الزمنية بين الناس.

ما هي أهمية السكرتير

1_ يقوم السكرتير بكل الاعمال المكتبية الروتينية.

2_ يقوم أيضا السكرتيرة بترتيب الجداول الخاصة بأعمال المدراء.

3_ كما انها هي المسؤولة عن جمع كل البيانات وأيضا المعلومات الخاصة بالمدراء، وذلك من اجل تسهيل عملية اتخاذ القرارات بشكل سليم للغاية.

4_ كما ان لابد من ان يكون الشخص كتوم، أي ان تلك الوظيفة تتطلب الكتمان وعدم التحدث عن العمل مع الناس.

5_ كما ان تلك الوظيفة تعطي المدراء الفرصة الكافية لتيسير أعمالهم والقيام بالمهام بشكل أساسي.

المساعد الإداري المهني 

كما ذكرنا فان دور المساعد الإداري من الأدوار الهامة التي توجد في الشركة او المكتب، وبالرغم من ان وظيفة المساعد الإداري من الوظائف التي من الممكن ان يقوم بها أي اداري اخر، الا انها تحتاج الى سنوات كثيرة من العمل، والخبرات.

كما ان هناك عدد كبير من المساعدين الإداريين المحترفين الذين قاموا بالتدريب في عدد كبير من المجالات، ومن اهم تلك المجالات هو المجال القانوني والمجال الطبي، وتلك الأشياء التي تضيف إليهم الخبرات وتجعلهم مؤهلين لتلك الوظيفة، كما ان مساعدي الإدارة هو الأعلى اجر بين الإداريين الاخرين.

اهم الصفات التي يجب ان تتوفر في السكرتير

كل مكتب من المكاتب يبحث عن الصفات التي يريدها في وظيفة السكرتير، ولكن عادة ما تتنوع تلك الصفات

من صفات شخصية وصفات أخرى علمية، ومن اهم تلك الصفات.

الصفات الشخصية

أ_ يجب ان تتوفر في السكرتيرة عدد من الصفات الأساسية منها الصدق، والامانة، فهما من الصفات الأساسية التي يجب ان تتوفر فيها من اجل الحفاظ على اسرار العمل.

ب_ يجب أيضا ان تكون السكرتيرة لبقة في الكلام، وان تكون متمكنة من التحدث بطلاقة، وتكون منصته بشكل جيد لكل الأشياء التي تطلب منها.

ج_ كما يجب عليها ان تكون فطنة سريعة التعامل مع المواقف.

د_ يجب أيضا ان تكون ذاكرتها قوية للغاية وتكون قادرة على التركيز بشكل كبير، كما انه يجب عليها ان تتحلى بالصبر ويكون لها القدرة على تحمل الضغوط الخاصة بالعمل.

ه_ كما يجب عليها ان تهتم بالمظهر الخارجي، وان تكون منضبطة في عملها بشكل كامل، وتكون قادرة على التواصل مع الناس بكل الوسائل الحديثة وأيضا التقليدية.

و_ كما يجب عليها أيضا ان تكون واثقة بنفسها بشكل كبير ولا تتردد في اتخاذ أي قرار.

الصفات العلمية 

أ_ يجب على السكرتيرة ان تكون حاصلة على مؤهل علمي يسمح لها بأداء كل المهام التي يتم طلبها منها.

ب_ كما يجب عليها ان تتقن اللغة الإنجليزية بجوار اللغة العربية الأساسية.

ج_ يجب ان تكون على دراية كاملة بكل لوائح العمل والقوانين التي توجد في البلد التي تعمل فيها.

د_ يجب أيضا ان تكون متمكنة في استخدام أجهزة الحاسب الالي وكل البرامج التي توجد فيه.

ه_ ان تكون قادرة على كتابة التقارير التي يتم طلبها منها، كما يجب عليها ان تكون متمكنة في استخدام بعض الأجهزة التي توجد في الجوار، مثل جهاز التصوير او الطباعة والكاتبة وغيرها من الأجهزة المكتبية الأخرى.