حتى في هذه الأوقات من اتصالات الإنترنت السريعة، والأقراص الصلبة الضخمة والأحمال من التخزين السحابي المجاني، يكون حجم الملف مهما في بعض الأحيان، وقد يكون لديك حد لحجم الملفات التي يمكنك إرسالها أو تلقيها عبر البريد الإلكتروني، أو قد يكون لديك مساحة منخفضة على محرك الأقراص الإبهامي، وأيا كان السبب إذا كان لديك مستندات أوفيس تحتوي على صور، فقد تتمكن من تقليل حجم هذه الملفات بشكل كبير .

طريقة تصغير حجم الملفات

يعمل أوفيس بالفعل خلف الكواليس للمساعدة في الحفاظ على أحجام الملفات صغيرة، ويعمل نوع ملف DOCX الأحدث بشكل أساسي كملف ZIP ، حيث يقوم بضغط محتويات الملف، ويتم تخزين الصور والنصوص التي تظهر أكثر من مرة في المستند مرة واحدة فقط في الملف الفعلي، لذلك على الأقل في الإصدارات الأحدث من تطبيقات أوفيس، ستجد أن أحجام الملفات الكبيرة عادة ما تكون نتيجة لوجود الكثير من الصور المختلفة في مستنداتك، والخبر السار هو أن تطبيقات أوفيس تقدم أيضا بعض الأدوات المفيدة للحفاظ على فحص أحجام الصور هذه، ولتقليل حجم ملف Docx، اتبع الخطوات التالية :

1- ضغط الصور في وثيقة مكتبك

تتمثل الخطوة الأولى التي يجب اتخاذها في محاولة تقليل حجم ملف المستند مع الصور في ضغط تلك الصور، ويقدم كل تطبيق أوفيس أداة مفيدة للقيام بذلك :

1- في المستند انقر فوق أي صورة لتحديدها، وانقر فوق قائمة “تنسيق” التي تظهر على شريط أدوات أوفيس عند تحديد صورة .

2- من القائمة تنسيق انقر فوق الزر “ضغط الصور” .

3- في نافذة ضغط الصور انقر فوق “تطبيق فقط على هذه الصورة” إذا كنت تريد ضغط الصورة التي حددتها فقط، وعند عدم تحديد هذا الخيار، وسيتم تطبيق الإجراءات الخاصة بك على جميع الصور في المستند، وحدد “حذف المساحات المقطوعة من الصور” إذا كنت قد اقتطعت صورا في وثيقتك وتريد إزالة المساحات التي قمت بقصها، ولاحظ فقط أنه إذا قمت بتحديد هذا الخيار، فلن تكون قادرا على التراجع عن المحصول لاحقا إلا إذا قمت بإعادة إدراج الصورة الأصلية، ويمكنك أيضا اختيار دقة لضغط الصور، واختر أقل دقة تلبي احتياجاتك، وانقر فوق “موافق” عند الانتهاء .

واعتمادا على عدد الصور في المستند، قد يستغرق Word بضع لحظات لضغطها جميعا، وعند الانتهاء احفظ المستند وتحقق من حجم الملف الجديد، وإذا لم تكن متأكدا من رغبتك في الالتزام بالتغييرات، فيمكنك دائما حفظ المستند كملف جديد ثم مقارنة أحجام الملفات بالإصدار الأصلي .

2- إزالة تحرير المعلومات من الصور

توفر تطبيقات أوفيس جميع أنواع أدوات تحرير الصور الرائعة المضمنة، وعند استخدامها يحتفظ Word بالصورة الأصلية ويتابع التعديلات التي أجريتها حتى تتمكن من التراجع عنها أو العودة إلى الصورة الأصلية إذا احتجت إلى ذلك، وإذا كنت راضيا عن الطريقة التي قمت بها بتنسيق صورك، فإن كل معلومات التحرير المحفوظة تزيد فقط من حجم ملفك، وإذا لم يؤدي ضغط الصور في وثيقتك إلى تقليل حجم ملفك بدرجة كافية، يمكن أيضا أن يقوم Word بحذف معلومات التنسيق المحفوظة، ومرة أخرى قد ترغب في حفظ المستند كملف جديد قبل أن تبدأ، بحيث يمكنك العودة إلى الأصل إذا لزم الأمر، عن طريق :

1- من القائمة انقر فوق “خيارات” .

2- في نافذة خيارات Word من التحديدات الموجودة على اليسار، انقر فوق خيارات متقدمة .

3- في نافذة خيارات Word المتقدمة قم بالتمرير لأسفل إلى قسم “حجم الصورة وجودتها” على اليمين، وحدد خيار “تجاهل بيانات التحرير” لجعل Word يتجاهل معلومات التنسيق عند حفظ الملف، وتتيح لك الخيارات الأخرى في هذا القسم حماية المستند من ضغط الصور وتحديد دقة افتراضية عند ضغط الصور (على الرغم من أنه يمكنك دائما تحديد دقة جديدة عند القيام بالضغط .

4- عندما تنتهي من ذلك احفظ ملفك (أو احفظه كملف جديد) ثم تحقق من حجم الملف الجديد، ومن المحتمل أن يكون قد انخفض قليلا .

وفي مثالنا أخذنا ملف Word ملف 1docx” ي يحتوي على حوالي 20 صورة بجودة جيدة ويبلغ وزنها حوالي 48 ميغابايت، وتم اقتصاص العديد من تلك الصور وتم تغيير حجم بعضها، وتم تحرير العديد منها بطرق أخرى، وبعد ضغط الصور وإزالة معلومات التنسيق المحفوظة أصبح الملف الجديد  المضغوط الآن أقل بقليل من 35 ميغابايت، أي ما يقرب من 27٪ في حجم الملف .

إدراج الصور بدلا من النسخ واللصق

يبدو النسخ واللصق عملية فعالة لإضافة الصور والرسومات إلى ملف Word سيتم تحويل الصورة الملصقة تلقائيا إلى ملف صورة نقطية يمكنه زيادة حجم الملف إذا كان المصدر من ملف JPG، وأفضل بديل هو حفظ الصورة في محرر الصور وحفظها كإصدار أصغر في JPG ، ثم انتقل إلى الكلمة واتبع هذه التعليمات :

1- من قائمة “إدراج” ، حدد “صورة” .
2- من القائمة الفرعية ، حدد “من ملف” .
3- انتقل إلى صورتك وانقر فوق الزر “إدراج” .